Fasa Permulaan Projek adalah amat kritikal kerana ia penentuan asas untuk keseluruhan projek. Dalam fasa ini, tiga aktiviti utama dijalankan iaitu penyediaan Dokumen Permulaan Projek (DPP), Permohonan Kelulusan Teknikal dan Permohonan Peruntukan Kewangan daripada pelbagai pihak selaras dengan dasar dan pekeliling yang sedang berkuat kuasa. Aktiviti utama Fasa Permulaan adalah seperti yang digambarkan di Rajah 3.1 di bawah.
Rajah 3.1: Aktiviti-aktiviti Utama Fasa Permulaan Projek
- Penyediaan Dokumen Permulaan Projek (DPP): DPP adalah dokumen yang merangkumi objektif projek, outcome, Key Performance Indicators (KPI), kumpulan sasaran, skop, anggaran kos, tempoh projek, implikasi dan isu semasa. Dokumen ini penting untuk menggariskan asas dan tujuan projek dirancang untuk dilaksanakan serta menyediakan rujukan bagi keseluruhan pelaksanaan projek. DPP merupakan kertas cadangan bagi perancangan pelaksanaan projek dan perlu disediakan oleh pasukan projek kerajaan.
- Permohonan Kelulusan Teknikal: Ini melibatkan proses mengemukakan DPP kepada pihak berkaitan bagi mendapatkan kelulusan teknikal pelaksanaan projek. Kelulusan teknikal ini adalah untuk memastikan bahawa projek memenuhi piawaian teknikal dan peraturan yang ditetapkan oleh agensi atau pihak berkaitan dan selaras dengan panduan, polisi atau dasar berkaitan ICT yang berkuat kuasa.
- Permohonan Peruntukan Kewangan: Setelah mendapat kelulusan teknikal, langkah seterusnya adalah memohon peruntukan kewangan daripada pihak berkaitan, badan pembiaya atau sebagainya. Ini penting untuk memastikan bahawa sumber kewangan yang mencukupi diperuntukkan untuk melaksanakan projek mengikut perancangan.
Mandat daripada pihak pengurusan agensi berfungsi sebagai input kepada fasa ini. Mandat ini memberi kuasa dan arahan rasmi untuk memulakan proses perancangan dan persiapan projek. Output fasa ini adalah DPP yang telah mendapat kelulusan, bagi membolehkan agensi membuat perancangan terperinci dalam Fasa Perancangan seterusnya.
Secara keseluruhan, Fasa Permulaan Projek adalah penting untuk menetapkan hala tuju, memastikan kelulusan teknikal diperolehi dan mendapatkan sumber kewangan yang diperlukan untuk projek. Tanpa asas yang kukuh dalam fasa ini, projek mungkin menghadapi cabaran yang boleh menjejaskan kejayaan projek.