Pengurus projek perlu mengenal pasti objektif, indeks prestasi utama (KPI), skop dan serahan utama projek melalui perbincangan dengan pihak pengurusan atasan, pemilik projek, pegawai yang berkemahiran atau Subject Matter Expert (SME) dalam kerja yang berkaitan serta pihak yang berpengetahuan dalam bidang ICT (sama ada di dalam atau luar agensi ataupun daripada pihak swasta). Maklumat berikut dapat membantu pengurus projek menyediakan objektif dan skop projek yang lebih jelas dalam DPP.
- Objektif Projek
Objektif projek merupakan pernyataan yang ingin dicapai oleh sesuatu projek dan bukan aktiviti atau tugasan yang perlu akan dilaksanakan dalam projek. Ia merupakan pernyataan yang jelas dan boleh diukur tentang hasil yang diharapkan daripada projek tersebut. Setiap projek boleh mempunyai lebih daripada satu objektif. Pernyataan objektif projek yang jelas dan tepat perlu mempunyai ciri-ciri S.M.A.R.T iaitu Specific (spesifik), Measurable (boleh diukur), Achievable (boleh dicapai), Realistic (realistik) dan Time bound (mempunyai tempoh masa tertentu). Objektif projek merupakan komponen penting dalam pengurusan projek. Penetapan objektif yang jelas dan boleh diukur, pasukan projek boleh bekerja secara berkesan dan cekap untuk mencapai hasil yang diingini.
2. Mengenal Pasti Indeks Prestasi Utama (KPI)
Indeks prestasi utama atau Key Performance Indicators (KPI) merupakan satu mekanisme untuk memastikan projek ICT yang dirancang ini dapat dilaksanakan dengan jayanya dan dapat meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan agensi kepada pelanggan. Sasaran prestasi bagi setiap KPI perlu ditetapkan sebagai asas untuk mengukur prestasi agensi melalui pelaksanaan projek berkenaan. Agensi boleh merujuk kepada dasar, pekeliling atau garis panduan semasa yang berkuat kuasa bagi
3. Skop dan Serahan Utama Projek
Skop projek menjelaskan mengenai perkara yang diperlukan untuk menghasilkan serahan utama projek termasuk sempadan (boundary) projek. Skop projek perlu dinyatakan dengan jelas, tepat dan spesifik bagi mengelakkan penambahan atau pindaan skop atau mengelak wujudnya kekeliruan semasa pembangunan projek supaya serahan projek dapat memenuhi keperluan pihak berkepentingan dalam projek.