Permohonan kelulusan teknikal projek merupakan aktiviti kedua dalam fasa permulaan projek yang berpandukan pekeliling atau garis panduan terkini permohonan kelulusan teknikal dan pemantauan projek ICT agensi sektor awam yang dikeluarkan oleh JDN. Ringkasannya, untuk melaksanakan projek ICT, agensi perlu memohon kelulusan daripada tiga entiti seperti yang berikut:
- Jawatankuasa Pemandu ICT peringkat agensi;
- Jawatankuasa Pemandu ICT peringkat Kementerian/SUK; dan
- Jabatan Digital Negara.
Berikut ialah keterangan mengenai permohonan kelulusan daripada ketiga-tiga jawatankuasa tersebut.
3.3.1 Memohon Kelulusan Jawatankuasa Pemandu Peringkat Agensi
Pengurus projek atau pemilik projek hendaklah membentangkan DPP bagi projek ICT berkenaan untuk mendapat kelulusan Jawatankuasa Pemandu ICT(JPICT) di peringkat agensi. Tujuan utama pembentangan tersebut adalah untuk menjelaskan perancangan projek ICT secara terperinci seperti mana yang terkandung dalam DPP bagi mendapatkan persetujuan atau buy in dari semua pihak berkaitan dengan projek tersebut.
Selepas kelulusan JPICT pada peringkat agensi diperoleh, permohonan kelulusan tersebut perlu dikemukakan di peringkat JPICT kementerian/SUK. Jika keputusan di peringkat JPICT Kementerian/SUK tidak diluluskan, maka pelaksanaan projek perlu dibatalkan dan dihentikan. Pengurus projek perlu merekodkan tarikh dan keputusan mesyuarat jawatankuasa berkenaan dalam templat DPP.
3.3.2 Memohon Kelulusan Jawatankuasa Pemandu ICT Peringkat Kementerian atau Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri (SUK)
Setiap projek ICT yang dicadangkan pelaksanaannya hendaklah mendapat kelulusan teknikal daripada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) pada peringkat Kementerian atau SUK. JPICT tersebut boleh membuat keputusan sama ada meluluskan pelaksanaan projek ICT berkenaan ataupun membatalkan pelaksanaan projek tersebut.
Sekiranya keputusan adalah meluluskannya, permohonan teknikal tersebut hendaklah dikemukakan kepada JDN. Agensi boleh merujuk kepada pekeliling 31 terkini Panduan Permohonan Kelulusan Teknikal serta dasar atau pekeliling yang sedang berkuat kuasa. Pengurus projek bertanggungjawab untuk merekodkan dan mengemas kini templat DPP bagi sebarang keputusan yang dicapai oleh JPICT pada peringkat Kementerian/SUK.
3.3.3 Memohon Kelulusan Teknikal daripada JDN
Setelah menerima kelulusan JPICT pada peringkat Kementerian/SUK, agensi perlu mengemukakan permohonan kelulusan teknikal kepada JDN berdasarkan dasar dan pekeliling yang sedang berkuat kuasa. Keputusan JDN perlu direkodkan dalam templat DPP, sama ada meneruskan pelaksanaan projek ICT berkenaan atau agensi perlu menambah baik permohonan daripada aspekteknikal. Selepas mendapat kelulusan JDN, agensi dikehendaki memastikan peraturan dan prosedur yang terdapat dalam dasar atau pekeliling yang sedang berkuat kuasa yang terkini dipatuhi sepanjang tempoh pembangunan projek ICT.