Setelah mandat diterima, agensi perlu melantik seorang pengurus projek dan mengenal pasti pemilik projek bagi menyediakan maklumat mengenai projek ICT yang dirancang untuk dibangunkan.
a) Melantik Pengurus Projek
Pengurus projek bertanggungjawab untuk merancang dan mengurus projek seperti yang dirancang supaya projek berjaya disiapkan mengikut skop, tempoh masa, kos dan kualiti yang telah ditetapkan.
Pengurus projek yang dilantik perlu mempunyai pengalaman dan kompetensi dalam bidang pengurusan projek bagi melaksanakan tugas dengan lebih efektif dan teratur. Antara ciri-ciri peribadi dan kemahiran yang seharusnya dimiliki oleh seorang Pengurus Projek adalah seperti yang berikut:
Jadual 3.1 Ciri Peribadi dan Kemahiran Pengurus Projek
|
Bil |
Ciri Peribadi/ Kemahiran |
Keterangan |
|
1. |
Jujur dan berintegriti |
Memberi keyakinan kepada semua pihak yang terlibat dalam projek bahawa ketua projek adalah seorang yang boleh dipercayai dan mempunyai kualiti peribadi yang baik. |
|
2. |
Kemahiran kepimpinan dan interpersonal |
Mempunyai kebolehan memimpin, memberi arahan dan motivasi kepada ahli pasukan projek, serta berkeupayaan menjalinkan semangat pasukan yang tinggi di kalangan mereka. |
|
3. |
Kemahiran berkomunikasi |
Mempunyai kemahiran berkomunikasi yang baik dan berkebolehan berurusan dengan semua pihak termasuk melaksanakan proses perundingan, penyediaan pelaporan dan pembentangan projek dengan berkesan. |
|
4. |
Pengetahuan tentang bisnes projek |
Mengetahui keperluan sebenar projek dan berpengetahuan dalam bisnes agensi, termasuk fungsi dan aliran proses serta akta dan dasar yang diguna pakai. |
|
5. |
Kemahiran teknikal |
Mentafsir keperluan projek dan bisnes agensi supaya dapat menyelaraskan keperluan tersebut dengan keperluan ICT. |
|
6. |
Kemahiran pengurusan |
Mengenal pasti dan menguruskan semua sumber yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti projek dan mengamalkan prinsip-prinsip pentadbiran dan pengurusan yang baik supaya projek berjaya dilaksanakan dengan lancar dan sempurna. |
|
7. |
Penyelesaian masalah |
Mengenal pasti, menganalisis dan menyelesaikan masalah termasuk mengurus konflik di kalangan ahli pasukan projek. |
|
8. |
Metodologi Pengurusan Projek |
Mempunyai pengalaman dalam bidang pengurusan projek dan kemahiran dalam mempraktikkan teknik-teknik pengurusan projek dengan baik. |
Antara tugas seorang pengurus projek adalah seperti yang berikut:
- Merancang aktiviti dan jadual pelaksanaan projek;
- Merancang rangka kerja projek termasuk mengenal pasti semua sumber yang diperlukan;
- Melibatkan diri secara aktif dalam semua aktiviti projek;
- Mencadangkan penguatkuasaan terma kontrak (sekiranya berkaitan) kepada jawatankuasa projek;
- Bersedia membuat keputusan mengikut bidang kuasa yang diberikan bagi melancarkan pelaksanaan projek;
- Mengambil tindakan yang perlu bagi mengurangkan impak risiko yang dijangka;
- Mengurus dan mengawasi pelaksanaan semua aktiviti projek supaya mengikut skop, jadual dan kos yang dirancang serta memastikan serahan projek menepati spesifikasi dan kualiti yang ditetapkan;
- Mengurus risiko dan isu yang timbul dan menangani permohonan pindaan (change request) yang dilaporkan;
- Memantau pelaksanaan projek mengikut hala tuju dan objektif yang telah ditetapkan;
- Mengesah dan meluluskan laporan kemajuan projek sebelum dibentangkan kepada jawatankuasa projek;
- Melaporkan status kemajuan projek secara berkala dan memberi laporan secara ad-hoc bagi sebarang masalah yang timbul kepada jawatankuasa projek dan juga stakeholder; dan
- Meluluskan serahan projek.
b) Kenal pasti Pemilik Projek
Pada Fasa Permulaan ini, Pemilik Projek juga perlu dikenal pasti dan dilantik secara rasmi. Pemilik Projek ialah pihak yang bertanggungjawab ke atas hampir keseluruhan proses kerja projek tersebut. Pemilik projek memainkan peranan utama dalam menentukan keperluan, spesifikasi dan ciri-ciri serahan (produk atau perkhidmatan) yang akan dihasilkan oleh sesuatu projek.
Dalam keadaan di mana proses kerja sesuatu projek ICT dimiliki oleh beberapa bahagian di dalam agensi, bahagian yang mempunyai peratusan kerja yang tertinggi perlu dilantik sebagai pemilik projek. Ini adalah untuk memastikan terdapat satu bahagian yang akan memikul tanggungjawab sebagai pemilik projek dan sebagai persediaan untuk penyerahan projek dalam fasa penamatan. Pengurus projek dengan kerjasama Pemilik projek perlu menyediakan DPP.