Setelah mandat diterima, agensi perlu melantik seorang Pengurus Projek dan mengenal pasti Pemilik Projek bagi menyediakan maklumat mengenai projek ICT yang dirancang untuk dibangunkan.
a) Melantik Pengurus Projek
Seorang Pengurus Projek bertanggungjawab untuk merancang dan menguruskan projek dengan baik supaya projek dapat disiapkan mengikut kos, tempoh masa dan kualiti yang telah ditetapkan.
Pengurus Projek yang dilantik perlu mempunyai pengalaman bekerja di Sektor Awam dan mempunyai kompetensi dalam bidang pengurusan projek ICT. Bagi melaksanakan tugas secara lebih efektif, seorang Pengurus Projek perlu mempunyai ciri-ciri peribadi dan kemahiran seperti yang disenaraikan dalam jadual yang berikut:
Jadual 3.1 Ciri Peribadi dan Kemahiran Pengurus Projek
|
Bil. |
Ciri Peribadi/ Kemahiran |
Keterangan |
|
1. |
Jujur dan berintegriti |
Memberi keyakinan kepada semua pihak yang terlibat dalam projek bahawa yang mengetuai projek adalah seorang yang boleh dipercayai dan mempunyai kualiti peribadi yang baik |
|
2. |
Kemahiran kepimpinan dan interpersonal |
Mempunyai kebolehan memimpin, memberi arahan dan motivasi kepada ahli pasukan projek, serta berkeupayaan menjalinkan semangat pasukan yang tinggi dikalangan mereka |
|
3. |
Kemahiran berkomunikasi |
Mempunyai kemahiran berkomunikasi yang baik dan berkebolehan berurusan dengan semua pihak termasuk melaksanakan proses perundingan, penyediaan pelaporan dan pembentangan projek dengan berkesan |
|
4. |
Pengetahuan tentang bisnes projek |
Mengetahui keperluan sebenar projek dan berpengetahuan dalam bisnes agensi, termasuk fungsi dan aliran proses serta akta dan dasar yang digunapakai |
|
5. |
Kemahiran teknikal |
Mentafsir keperluan projek dan bisnes agensi supaya dapat menyelaraskan keperluan tersebut dengan keperluan ICT |
|
6. |
Kemahiran pengurusan |
Mengenal pasti dan menguruskan semua sumber yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti projek dan mengamalkan prinsip-prinsip pentadbiran dan pengurusan yang baik supaya projek berjaya dilaksanakan dengan lancar dan sempurna |
|
7. |
Penyelesaian masalah |
Mengenal pasti, menganalisa dan meyelesaikan masalah termasuk mengurus konflik di kalangan ahli pasukan projek |
|
8. |
Metodologi Pengurusan Projek |
Mempraktikkan teknik-teknik pengurusan projek dengan baik |
Antara tugas seorang Pengurus Projek adalah seperti yang berikut:
- Merancang rangka kerja projek termasuk mengenal pasti semua sumber yang diperlukan;
- Mengurus dan mengawasi pelaksanaan semua aktiviti projek supaya mengikut skop, jadual dan kos yang dirancang dan memastikan serahan projek menepati spesifikasi dan kualiti yang ditetapkan;
- Menyediakan dan melaporkan status kemajuan projek secara berkala dan memberi laporan secara ad-hoc bagi sebarang masalah yang timbul;
- Menguruskan risiko dan isu yang timbul dan menangani permohonan pindaan (change request) yang dilaporkan;
- Melibatkan diri secara aktif dalam semua aktiviti projek; dan
- Bersedia membuat keputusan mengikut bidang kuasa yang diberikan bagi melicinkan pelaksanaan projek.
b) Mengenal Pasti Pemilik Projek
Pada Fasa Permulaan ini, Pemilik Projek juga perlu dikenalpasti. Pemilik Projek ialah pihak yang bertanggungjawab terhadap hampir keseluruhan proses kerja projek tersebut. Pemilik projek memainkan peranan utama menentukan keperluan, spesifikasi dan ciri-ciri serahan (produk atau perkhidmatan) yang akan dihasilkan oleh projek tersebut.