BAB 2 - PENGENALAN KEPADA PROJEK

2.1. KONSEP ASAS PROJEK

Projek adalah satu usaha sementara yang terdiri daripada beberapa siri aktiviti dan tugas yang dirancang untuk mencipta satu produk atau perkhidmatan yang unik[1]. Projek perlu mempunyai objektif, skop, peruntukan kewangan dan tempoh masa tertentu berdasarkan spesifikasi yang ditetapkan. Selain itu, projek juga memerlukan sumber lain seperti sumber manusia, peralatan pejabat, perisian dan sebagainya. Oleh itu, bagi memastikan setiap aktiviti yang dirancang dilaksanakan dengan teratur dan sumber-sumber yang disediakan digunakan dengan optimum, projek hendaklah diuruskan dengan efektif untuk menyempurnakan matlamat dan objektif projek.  Kejayaan sesebuah projek sangat bergantung kepada bagaimana ia diuruskan dan bagaimana sumber-sumber ini digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Pengurusan Projek melibatkan pengaplikasian pengetahuan, kemahiran, teknik dan alat dalam mengurus skop, kos, masa, kualiti, risiko, isu, pindaan serta sumber-sumber lain yang diperuntukkan bagi sesuatu projek. Maka, metodologi pengurusan projek yang berasaskan amalan terbaik perlu digunakan bagi setiap projek untuk memastikan pengurusan dan pemantauan dapat dilakukan secara sistematik, cekap dan berkesan.

Mengaplikasikan pengetahuan ini dengan betul membantu dalam memastikan semua elemen projek dikendalikan dengan baik, daripada perancangan awal hingga penyelesaian. Dengan menggunakan metodologi yang tepat, setiap aktiviti dapat dilaksanakan dengan lancar dan sumber dapat digunakan secara optimum, menjadikan keseluruhan proses lebih tersusun dan mencapai matlamat projek dengan efektif.

Metodologi Pengurusan Projek ialah panduan lengkap yang merangkumi proses, aktiviti, prosedur, alat, dan teknik khusus yang perlu diikuti dalam melaksanakan setiap aktiviti dalam kitar hayat projek. Dua metodologi pengurusan projek yang terkenal dan sering dijadikan penanda aras adalah:

  1. Project Management Body of Knowledge (PMBOK): Dibangunkan oleh Project Management Institute (PMI) di Amerika Syarikat, PMBOK menyediakan rangka kerja komprehensif yang merangkumi pengetahuan dan amalan terbaik dalam pengurusan projek. Ia menumpukan kepada lima proses utama: Permulaan, Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan dan Kawalan, serta Penutupan.
  2. PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2): Dibangunkan sebagai rujukan kerajaan United Kingdom, PRINCE2 adalah metodologi berstruktur yang memberi tumpuan kepada kawalan yang ketat terhadap projek dari permulaan hingga penutupan. PRINCE2 terdiri daripada tujuh prinsip, tujuh amalan, dan tujuh proses pengurusan projek. Ia membahagikan projek kepada peringkat yang boleh dikawal dan ditentukan dengan jelas seterusnya memudahkan pengurusan dan pemantauan berterusan.

Pengurusan projek yang cekap dan berkesan memastikan projek dapat disiapkan mengikut kos, skop, tempoh masa dan kualiti yang ditetapkan. Kos, skop dan tempoh masa yang dikenali sebagai triple constraints merupakan faktor utama yang mempengaruhi kejayaan pelaksanaan. Kekangan ini boleh menjadi faktor dalaman atau luaran yang mempengaruhi pelaksanaan dan kualiti projek.

2.2. PROJEK ICT

 Dalam sektor awam, projek ICT ditakrifkan sebagai satu usaha sementara merangkumi beberapa siri aktiviti dan tugas yang dibuat untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan yang unik dengan penggunaan teknologi bagi memproses, menyimpan dan berkongsi maklumat untuk memperkasa kecekapan, komunikasi dan pengurusan data secara selamat melalui:

  1. Pembangunan/ penambahbaikan/ peningkatan sistem atau perkhidmatan berasaskan teknologi baharu;
  2. Peningkatan kecekapan dan keberkesanan transformasi bisnes menggunakan teknologi; dan/ atau
  3. Pembangunan atau peningkatan infrastruktur.

2.2.1     Jenis Projek ICT

 Projek ICT diletakkan di bawah kategori perolehan Perkhidmatan dan Bekalan di mana projek ICT dibahagikan kepada tiga jenis utama:

  1. Projek Pembangunan:
    1. Projek pembangunan secara dalaman: Projek ini dijalankan sepenuhnya oleh tenaga kerja dalaman organisasi. Semua proses pembangunan, dari perancangan hingga pelaksanaan dilakukan oleh kakitangan agensi tersebut.
    2. Projek pembangunan secara outsource: Projek ini melibatkan pihak luar di mana organisasi mengupah syarikat atau penyedia perkhidmatan lain untuk menjalankan sebahagian atau keseluruhan proses pembangunan. Ini sering digunakan untuk mendapatkan kepakaran khusus atau mengurangkan beban kerja dalaman.
    3. Projek pembangunan secara Co-Sourcing: Ini adalah gabungan pembangunan dalaman dan outsource di mana organisasi bekerjasama dengan penyedia perkhidmatan luar. Kedua-dua pihak berkongsi tanggungjawab dan sumber untuk mencapai matlamat projek.
  2. Projek Perkhidmatan Perunding: Projek ini melibatkan perkhidmatan perundingan daripada pakar luar yang diupah untuk menyediakan nasihat dan panduan teknikal atau strategik. Perunding membantu dalam merancang, melaksana dan memantau projek tetapi tidak terlibat secara langsung dalam pembangunan teknikal.
  3. Projek Public-Private Partnership (PPP): Projek ini melibatkan kerjasama antara sektor awam dan swasta. Kedua-dua pihak berkongsi risiko, tanggungjawab dan manfaat projek. PPP sering digunakan untuk projek berskala besar yang memerlukan pelaburan dan kepakaran yang signifikan dari sektor swasta serta sokongan dan pengawalseliaan dari sektor awam. 

Setiap jenis projek ICT memerlukan pendekatan pengurusan dan pelaksanaan yang berbeza, sesuai dengan objektif dan keperluan khusus projek tersebut. Pengurusan yang berkesan dalam setiap jenis projek ini memastikan penggunaan sumber yang optimum dan pencapaian matlamat projek yang ditetapkan.

2.2.2     Kategori Projek ICT

Projek ICT boleh melibatkan salah satu atau gabungan kategori projek ICT yang dijadikan skop projek bawah satu projek dominan.  Antara kategori projek ICT ialah Pembangunan Sistem Aplikasi, Kajian ICT, Perolehan Perkakasan dan Perisian ICT, Peningkatan Sistem ICT, Peluasan Sistem Aplikasi ICT, Pematuhan dan Pengukuhan ICT dan projek berkaitan emerging technology (ET).  Produk ICT merupakan serahan setiap projek ICT sama ada dalam bentuk fizikal atau perkhidmatan.  Pengurusan Projek ICT pula ialah pengurusan proses, prosedur, sumber, dan tahap kualiti yang ditetapkan bagi menghasilkan satu atau lebih produk ICT melalui sesuatu Projek ICT.

2.2.3     Skop Projek ICT

Projek ICT boleh terdiri daripada salah satu atau gabungan beberapa kategori projek yang membentuk skop di bawah satu projek dominan. Skop ini merangkumi pelbagai aspek yang berkaitan dengan ICT, antaranya:

  1. Pembangunan Sistem Aplikasi: Melibatkan pembangunan perisian aplikasi yang baru untuk memenuhi keperluan tertentu pengguna atau organisasi.
  2. Kajian ICT: Projek yang memfokuskan kepada penyelidikan dan analisis untuk memahami keperluan ICT, teknologi atau menilai keberkesanan sistem sedia ada.
  3. Perolehan Perkakasan dan Perisian ICT: Melibatkan pembelian dan pemasangan peralatan fizikal dan perisian yang diperlukan untuk melaksanakan projek serta menyokong operasi ICT.
  4. Peningkatan Sistem ICT: Menambah baik sistem sedia ada untuk meningkatkan prestasi, keboleh gunaan atau keselamatan.
  5. Peluasan Sistem Aplikasi ICT: Melibatkan peluasan sistem sedia ada untuk menyokong lebih banyak fungsi atau lebih banyak pengguna.
  6. Pengurusan Projek: Melaksanakan tugasan pengurusan projek seperti merancang, mengurus dan memantau jadual pelaksanaan, kontrak serta keseluruhan pelaksanaan projek.
  7. Pengurusan Perubahan: Merancang dan melaksanakan program berkaitan pengurusan perubahan seperti promosi, publisiti serta latihan.
  8. Pengurusan Keselamatan ICT: Melaksanakan aktiviti berkaitan keselamatan sistem, data dan projek secara keseluruhannya dari sebarang ancaman yang boleh menjejaskan keselamatan sistem atau agensi.

Produk ICT merupakan hasil akhir setiap projek ICT yang boleh berupa fizikal atau perkhidmatan.

Pengurusan Projek ICT adalah proses yang melibatkan perancangan, pelaksanaan, pemantauan dan penilaian keseluruhan projek. Ini termasuk pengurusan proses, prosedur, sumber, dan tahap kualiti untuk memastikan produk ICT yang dihasilkan memenuhi spesifikasi yang ditetapkan. Pengurusan projek yang berkesan memastikan bahawa setiap komponen projek dilaksanakan mengikut jadual, dalam kos yang ditetapkan dan dengan standard kualiti yang tinggi untuk mencapai matlamat dan objektif projek secara keseluruhan.

Dengan pendekatan yang sistematik dan berstruktur, Pengurusan Projek ICT memastikan bahawa setiap fasa projek dilaksanakan dengan cekap dan berkesan, meminimumkan risiko dan memaksimumkan nilai kepada organisasi.

2.3      METODOLOGI PPrISA

Pengurusan landskap digital sektor awam digambarkan melalui Rangka Kerja Pentauliahan ICT Sektor Awam yang dibahagikan kepada empat komponen utama iaitu Perancangan Strategik Digital, Pengurusan Portfolio Projek, Pengurusan Projek ICT dan Pengurusan Fasiliti ICT (sila rujuk Rajah 1.1).

Rajah 1.1: Rangka Kerja Pentauliahan ICT Sektor Awam

 Pentauliahan ICT merupakan inisiatif pendekatan perkhidmatan digital bersepadu oleh kerajaan dengan memastikan projek digital/ICT yang dilaksanakan tidak dibuat secara silo oleh agensi. Kaedah penentuan projek melalui pengurusan Portfolio, Program dan Projek Digital dilaksanakan berteraskan kepada amalan terbaik global iaitu Rangka Kerja Tadbir Urus dan Pengurusan Teknologi Maklumat (COBIT) dan juga Pengurusan Portfolio, Program dan Projek (P3O).

Empat Komponen utama Rangka Kerja Pentauliahan ICT Sektor Awam merangkumi perkara berikut:

  1. Perancangan Strategik Digital diterjemahkan melalui Pelan Perancangan Strategik Pendigitalan (PSP) agensi yang dijajarkan kepada hala tuju pendigitalan negara dan global. Ia turut melihat keperluan penyelesaian digital setiap program dan projek secara keseluruhan kerajaan (Whole-of-Government - WoG). Keperluan tersebut akan digambarkan melalui Service Design menggunakan pendekatan MyGovEA di peringkat strategik dan program yang melaksanakan fungsi perancangan inisiatif digital secara sektoral merentas agensi mengikut lima sektor perkhidmatan kerajaan iaitu ekonomi, sosial, infrastruktur, keselamatan dan pentadbiran awam. Keperluan perkhidmatan mesti mengambil kira keperluan masyarakat digital dan pengalaman pelanggan (customer-experience) melibatkan kumpulan sasar rakyat (G2C), komuniti perniagaan (G2B), antara kerajaan (G2G) dan penjawat awam (G2E).
  2. Pengurusan Portfolio Projek adalah proses berstruktur untuk mengurus pelbagai projek dalam sesebuah organisasi secara strategik. Ia merangkumi aspek penjajaran projek kepada kluster perkhidmatan dengan lebih jelas berteraskan sektor perkhidmatan kerajaan dan keberhasilan projek. Antaranya:
  3. Kajian Kes Bisnes dalam permohonan suatu projek perlu memanfaatkan sebanyak mungkin penggunaan penyelesaian digital guna sama yang telah disediakan oleh Jabatan Digital Negara (JDN) supaya menyumbang kepada pengoptimuman sumber ICT dan pelaburan digital negara;
  4. Reka bentuk penyelesaian digital yang boleh diguna semula selaras dengan matlamat strategik di peringkat negara serta sumbangannya terhadap ekonomi digital dan juga agenda pendigitalan lain di peringkat nasional dan sektor awam; dan
  5. Menyediakan gambaran keseluruhan kerajaan serta ekosistem suatu perkhidmatan yang boleh disediakan secara bersepadu serta mencapai keberhasilan matlamat dan impak projek, kecekapan, produktiviti dan inovasi merangkumi ruang lingkup ekonomi, kemampanan alam sekitar dan kesejahteraan sosial.

Penilaian dan penentuan keutamaan projek ICT dilaksanakan supaya kemampanan kualiti projek ICT sektor awam selaras dengan teknologi semasa bagi melindungi pelaburan kerajaan. Dengan ini, projek ICT yang bernilai tinggi dan berkepentingan nasional dapat disejajarkan dengan hala tuju agenda digital negara dan analisis impak bisnes setiap program dan projek dapat dijangka lebih awal bagi mengelakkan risiko kegagalan projek.

  1. Pengurusan Projek ICT merangkumi pendekatan perancangan projek dan anggaran kos bagi permohonan peruntukan, kelulusan peruntukan dan kelulusan projek serta pendekatan pelaksanaan projek. Maklumat lengkap projek, penetapan pemilik dan pelaksana bagi projek/program perlu ditentukan. Perincian berkaitan pengurusan projek ICT sektor awam diterangkan dalam Garis Panduan PPrISA 2.0 ini.
  2. Setelah projek selesai, ia diletakkan di bawah Pengurusan Fasiliti ICT iaitu pengurusan operasi dan penyenggaraan ICT. Ia melibatkan aktiviti untuk memastikan operasi harian sesebuah organisasi atau sistem berjalan lancar, serta menjaga dan membaik pulih aset untuk mengekalkan kecekapan dan kebolehpercayaannya. Ia dilaksanakan di bawah seliaan operasi harian agensi bagi kelangsungan dan penggunaan inisiatif digital yang telah ditauliah dan dilaksanakan. Kesinambungan perkhidmatan digital/ ICT di agensi turut terjamin.

Garis Panduan PPrISA 2.0 merupakan satu metodologi yang telah ditambah baik daripada panduan terdahulu, untuk mengurus projek ICT yang boleh diguna pakai oleh agensi sektor awam.  Ia berlandaskan proses, prosedur dan teknik yang mudah untuk dipraktikkan. Metodologi PPrISA ini mengandungi empat fasa dalam pengurusan projek, iaitu Fasa Permulaan, Fasa Perancangan, Fasa Pelaksanaan dan Kawalan serta Fasa Penamatan. Untuk PPrISA 2.0, diagram metodologi telah direka bentuk semula supaya pelaksanaan aktiviti bagi setiap fasa lebih mudah digambarkan seperti Rajah 1.2.

   

Rajah 1.2: Metodologi PPrISA 2.0

 Setiap fasa mempunyai tujuan spesifik dan juga templat yang boleh digunakan sebagai tool untuk merancang, mengurus, memantau dan menamatkan projek ICT secara lebih mudah dan teratur. Rajah 1.3 memberi gambaran keseluruhan PPrISA 2.0 yang merangkumi empat fasa yang mengandungi 26 templat dan 11 knowledge areas yang perlu diketahui oleh pengurus projek dan PMO dalam mengurus dan memantau pelaksanaan projek ICT sektor awam. Perubahan antara PPrISA 1.0 dan PPrISA 2.0 juga digambarkan dalam Rajah 1.3.

Rajah 1.3:  Gambaran Keseluruhan PPrISA 2.0

Pelaksanaan projek ICT yang melalui empat fasa PPrISA adalah tertakluk pada pengurusan beberapa aspek projek seperti yang berikut:

  1. Skop, tempoh masa, kos dan sumber projek;
  2. Kualiti serahan;
  3. Pelaporan kemajuan;
  4. Menangani permohonan pindaan, isu dan risiko projek; dan
  5. Aspek ketersediaan untuk melaksana/mengguna serahan projek.

Oleh itu bagi memastikan projek dapat dilaksanakan, dipantau dan dikawal dengan lebih efektif dan teratur, pengurus projek perlu membangunkan pelan antaranya:

  1. Pelan Pengurusan Projek bagi menguruskan skop projek dengan mengenal pasti aktiviti-aktiviti dan serahan-serahan projek serta jadual pelaksanaan bagi aktiviti-aktiviti bersama penghasilan serahan berkenaan;
  2. Pelan Pengurusan Sumber bagi mengenal pasti sumber yang diperlukan dan pengurusan semua sumber lain yang diperuntukkan;
  3. Pelan Pengurusan Perubahan bagi mengenal pasti strategi termasuk program promosi dan latihan untuk memastikan pemilik projek/pengguna berupaya menerima pakai dan melaksanakan serahan projek.
  4. Pelan Pengurusan Kos bagi memperincikan sumber kewangan, butiran pengagihan kos projek, jadual bayaran dan laporan perbelanjaan projek;
  5. Pelan Pengurusan Komunikasi bagi menerangkan mekanisme pelaporan kemajuan projek dan perkongsian maklumat;
  6. Pelan Pengurusan Risiko yang mengandungi prosedur/tatacara mengurus dan menangani sebarang risiko projek;
  7. Pelan Pengurusan Isu yang mengandungi prosedur/tatacara mengurus dan menangani sebarang isu projek yang timbul/dilaporkan;
  8. Pelan Pengurusan Pindaan merujuk kepada dokumen atau rancangan yang disediakan untuk mengurus dan melaksanakan perubahan atau pindaan pada sesuatu projek yang mengandungi maklumat terperinci tentang jenis pindaan yang akan dilakukan, langkah-langkah yang perlu diambil, pihak yang bertanggungjawab serta jadual pindaan pelaksanaan projek; dan
  9. Pelan Pengurusan Kualiti bagi mengenal pasti teknik dan piawaian kualiti yang diterima pakai dan mekanisme jaminan dan kawalan kualiti.

          Semua pelan yang dibangunkan ini memainkan peranan penting dalam membantu pengurus projek merancang, melaksana, mengawal dan memantau projek ICT. Dengan adanya pelan ini, pengurusan projek di bawah kawalan pengurus projek dapat dilakukan dengan lebih cekap dan berkesan. Hal ini memastikan isu dan risiko yang dihadapi dapat ditangani dengan lebih baik, sekali gus memastikan pelaksanaan projek tidak terjejas.

Templat yang disediakan dalam PPrISA 2.0 adalah komprehensif. Antara templat yang utama adalah Dokumen Permulaan Projek, Pelan Pengurusan Projek, Laporan Status Kemajuan Projek dan Laporan Penamatan Projek. Penyediaan templat ini adalah bergantung kepada kesesuaian sesuatu projek berdasarkan skop, kompleksiti dan kos projek tersebut. Oleh itu, memahami metodologi ini adalah kritikal bagi setiap pengurus projek sebelum menggunakannya. Dengan pengetahuan yang tepat mengenai metodologi ini, pengurus projek dapat memastikan bahawa setiap aspek projek dikendalikan dengan teratur, efisien dan mematuhi garis panduan yang telah ditetapkan seterusnya mencapai objektif projek dengan jayanya.

Secara ringkasnya, PPrISA 2.0 menggariskan 24 aktiviti utama pengurusan projek dari Fasa Permulaan hingga Fasa Penamatan untuk dilaksanakan oleh pengurus projek dan PMO. Ringkasan Pelan Tindakan PPrISA 2.0 bagi setiap fasa dengan penggunaan templat berkaitan adalah seperti di Rajah 1.4.

Rajah 1.4: Pelan Tindakan PPrISA 2.0 

 

[1] Definisi dari Project Management Institute (PMI)