Project Management Institute (PMI) menakrifkan projek sebagai satu usaha sementara terdiri daripada beberapa siri aktiviti dan tugas yang dibuat untuk mencipta satu produk atau perkhidmatan yang unik. Projek perlu mempunyai objektif tertentu, tempoh masa tertentu, berdasarkan spesifikasi yang ditetapkan, bajet tertentu serta sumber manusia dan peralatan. Oleh itu, bagi memastikan setiap projek yang dirancang dapat dilaksanakan dengan terurus, projek perlulah diurus dengan efektif.
Pengurusan Projek adalah perancangan dan pengurusan sumber untuk menyempurnakan matlamat dan objektif projek. Ia juga melibatkan pengaplikasian pengetahuan, teknik atau tools dan kemahiran dalam menguruskan masa, kos, skop serta kualiti sesuatu projek. Bagi menguruskan projek dengan lebih teratur dan cekap, metodologi pengurusan projek diperlukan dalam setiap projek.
Metodologi Pengurusan Projek adalah merupakan set panduan lengkap yang mengandungi proses, aktiviti, prosedur, tools dan teknik khusus yang perlu diikuti dalam melaksanakan setiap aktiviti dalam kitar hayat projek. Antara metodologi pengurusan projek yang terkenal adalah PMBOK (Project Management Body of Knowledge) dari Amerika Syarikat serta PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) yang berasal dari United Kingdom.
Pengurusan projek yang cekap dan berkesan dapat membantu projek disiapkan mengikut kos, kualiti dan tempoh masa yang ditetapkan. Penambahbaikan dalam pengurusan dan pelaksanaan projek perlu dibuat pada semua peringkat iaitu perancangan, pelaksanaan serta pemantauan dan penilaian.
Dalam sektor awam, projek ICT ditakrifkan sebagai projek pengkomputeran yang melibatkan salah satu atau gabungan jenis projek ICT iaitu Kajian ICT, Perancangan Strategik ICT, Pembangunan Sistem Aplikasi, Perolehan Infrastruktur ICT, Peningkatan Sistem ICT, Perluasan Sistem Aplikasi ICT dan akhir sekali Pematuhan dan Pengukuhan ICT. Produk ICT merupakan serahan setiap projek ICT sama ada dalam bentuk fizikal atau perkhidmatan. Pengurusan Projek ICT pula ialah satu pengurusan proses dan prosedur dalam satu tempoh masa, sumber dan tahap kualiti yang ditetapkan bagi menghasilkan satu atau lebih produk ICT.
PPrISA merupakan metodologi untuk menguruskan projek-projek ICT yang boleh diguna pakai oleh agensi-agensi sektor awam. Ia berlandaskan prosedur dan teknik yang mudah untuk dipraktikkan. Metodologi tersebut mengandungi empat fasa pengurusan projek, iaitu Fasa Permulaan, Fasa Perancangan, Fasa Pelaksanaan dan Kawalan serta Fasa Penamatan (sila rujuk Rajah 1.1).
Rajah 1.1: Fasa-Fasa dalam PPrISA
Setiap fasa mempunyai tujuan spesifik dan juga templat-templat yang boleh digunakan untuk menguruskan projek ICT secara lebih mudah dan teratur. Rajah 1.2 menjelaskan keterangan ringkas serta senarai templat bagi setiap fasa dalam PPrISA.
Rajah 1.2: Keterangan Fasa dan Templat dalam PPrISA
Pelaksanaan projek ICT yang melalui empat fasa PPrISA adalah tertakluk pada pengurusan beberapa aspek projek seperti yang berikut:
• Skop, tempoh masa, kos dan sumber projek;
• Kualiti serahan
• Pelaporan kemajuan;
• Menangani permohonan pindaan, isu dan risiko projek; dan
• Aspek ketersediaan untuk melaksana/mengguna serahan projek.
Oleh itu bagi memastikan projek dapat dilaksanakan, dipantau dan dikawal dengan lebih efektif dan teratur, Pengurus Projek perlu membangunkan pelan-pelan yang berikut:
a) Pelan Projek: menguruskan skop projek dengan mengenal pasti aktiviti-aktiviti dan serahan-serahan projek serta jadual pelaksanaan aktiviti serta penghasilan serahan berkenaan;
b) Pelan Pengurusan Sumber: mengenal pasti sumber yang diperlukan dan pengurusan semua sumber berkenaan;
c) Pelan Pengurusan Kos: memperincikan sumber kewangan, butiran pengagihan kos projek dan laporan perbelanjaan projek;
d) Pelan Pengurusan Kualiti: mengenal pasti teknik dan standard kualiti yang diterima pakai dan mekanisma jaminan dan kawalan kualiti;
e) Pelan Pengurusan Komunikasi: keterangan mengenai mekanisma pelaporan kemajuan projek;
f) Pelan Pengurusan Isu: mengandungi prosedur/tatacara menangani sebarang isu projek yang timbul/dilaporkan;
g) Pelan Pengurusan Risiko: mengandungi prosedur/tatacara menangani sebarang risiko projek; dan
h) Pelan Pengurusan Perubahan: mengenal pasti strategi untuk memastikan pemilik projek/pengguna berupaya melaksanakan serahan projek termasuk program promosi dan latihan.
PPrISA ini merupakan panduan bagi seseorang Pengurus Projek menguruskan projek ICT sama ada dibangunkan secara dalaman, luaran/outsourcing atau co-sourcing. Kegunaan templat-templat dalam PPrISA adalah bergantung kepada kesesuaian projek dari aspek sumber, kos, tempoh pelaksanaan dan kompleksiti projek. Bagi projek di mana kaedah pelaksanaan adalah secara outsourcing atau co-sourcing, pengetahuan dan kemahiran dalam PPrISA dapat membantu anggota Kerajaan memantau kontraktor dalam membangunkan projek ICT dengan lebih efektif lagi.
Cabaran utama seseorang Pengurus Projek adalah untuk mencapai objektif serta matlamat projek dan dalam masa yang sama menghadapi banyak kekangan di pihak agensi seperti kos yang tidak mencukupi, sumber manusia yang terhad dari segi bilangan dan kemahiran, tempoh projek yang pendek dan penambahan skop projek semasa projek dalam peringkat pembangunan. Dengan adanya pengetahuan dan kemahiran dalam menguruskan projek melalui PPrISA, adalah diharapkan ianya dapat membantu Pengurus Projek menangani cabaran/isu projek seperti dinyatakan di atas dengan lebih baik lagi.