Setiap projek ICT yang dirancang untuk dilaksanakan hendaklah mempunyai rasional yang wajar. Rujukan utama bagi seorang pengurus projek mendapatkan rasional yang jelas adalah melalui dokumen Pelan Strategik Pendigitalan/ICT Agensi, Pelan Strategik Pendigitalan Sektor Awam (PSPSA) atau dokumen Enterprise Architecture (EA) yang sedia ada di agensi.
Pelan Strategik Pendigitalan/ICT merupakan pelan yang menyenaraikan inisiatif ICT yang perlu dilaksanakan bagi menyokong perancangan strategik keseluruhan sesuatu agensi. Agensi boleh merujuk kepada dasar, pekeliling atau garis panduan semasa yang berkuat kuasa bagi penyediaan Pelan Strategik Pendigitalan/ICT.
EA pula menjelaskan pendekatan berstruktur dan digunakan sebagai amalan untuk membantu agensi mencapai objektifnya secara berkesan melalui persefahaman, perancangan dan penyelarasan merentasi empat komponen utama iaitu bisnes, data, aplikasi dan teknologi. Agensi boleh merujuk kepada dasar, pekeliling atau garis panduan semasa yang berkuat kuasa bagi penyediaan EA agensi.
Pelan Strategik Pendigitalan/ICT dan EA sesuatu organisasi dibangunkan dengan mengambil kira faktor-faktor seperti berikut:
- Masalah kelemahan sistem aplikasi sedia ada;
- Masalah infrastruktur ICT (perkakasan, perisian, rangkaian);
- Masalah penyelenggaraan aplikasi dan infrastruktur ICT;
- Keperluan untuk perluasan perkhidmatan penyampaian;
- Keperluan untuk menambah baik proses perkhidmatan; dan
- Keperluan untuk perkongsian pintar daripada aspek maklumat dan/atau perkhidmatan.
Selain itu, projek juga dilaksanakan apabila terdapat keperluan ad-hoc seperti akibat perubahan polisi kerajaan pusat atau agensi sendiri dan faktor-faktor di luar jangkaan seperti bencana alam. Maklumat berkaitan dengan rasional melaksanakan projek ICT merupakan sebahagian daripada “Latar Belakang” projek dalam templat PPrISA – Dokumen Permulaan Projek.