Pengurus Projek juga dikehendaki menentukan serahan utama projek, sumber projek (termasuk yang sedia ada dan yang perlu diperoleh), tarikh mula dan tamat projek serta tempoh dan jadual pelaksanaan aktiviti utama projek untuk direkodkan dalam templat DPP.
a) Serahan Utama Projek
Berdasarkan objektif dan skop projek serta perbincangan dengan pihak pengurusan agensi, pemilik projek, SME dan pegawai ICT, Pengurus Projek boleh mengenal pasti serahan utama projek yang meliputi produk dan/atau perkhidmatan yang dihasilkan oleh projek ICT berkenaan.
Kaedah yang mudah untuk mengenal pasti serahan utama projek adalah melalui skop projek. Sebagai contoh, Pelan Pengurusan Projek adalah sebahagian daripada serahan utama bagi skop kerja “Melaksanakan Pengurusan Projek”. Bagi skop kerja “Membangunkan Sistem Aplikasi XYZ”, antara serahan utama yang boleh dikenal pasti ialah Kod Sumber, Dokumen Kajian Keperluan, Dokumen Rekabentuk Sistem, Pelan Pengujian Utama dan Manual Pengguna. Walau bagaimanapun semua serahan projek yang lebih spesifik akan dapat dikenal pasti semasa membuat perancangan yang lebih terperinci dalam Fasa Perancangan.
b) Sumber Projek
Bedasarkan kajian pasaran yang telah dijalankan dan mesyuarat atau perbincangan yang diadakan dengan pihak pengurusan dan pentadbiran agensi, pemilik projek, SME dan personel yang mahir dalam ICT serta pengalaman Pengurus Projek sendiri, semua sumber yang diperlukan untuk melaksanakan projek ICT berkenaan perlu dikenal pasti.
Sumber yang paling penting adalah sumber manusia dari segi bilangan dan kemahiran. Sumber yang juga penting dalam melaksanakan projek-projek ICT ialah infrastruktur ICT seperti perkakasan, perisian dan peralatan rangkaian. Selain itu, perlu juga ada ruang pejabat, perabot dan peralatan pejabat lain untuk ahli pasukan projek melaksanakan tugas masing-masing.
Bagi setiap sumber adalah penting dikenal pasti jumlah kuantiti, dan jika berkaitan, kualiti (contoh aspek kemahiran bagi sumber manusia dan aspek spesifikasi bagi perkakasan) yang diperlukan. Pengurus Projek hendaklah mengenal pasti sumber sedia ada di agensi dan bagi yang tiada perlu merekodkan kuantiti dan kualiti sumber yang perlu diperolehi, serta cara memperoleh sumber-sumber berkenaan dalam DPP.
c) Tempoh dan Jadual Pelaksanaan Projek
Tarikh mula dan tarikh tamat projek serta jangkaan tempoh pelaksanaan keseluruhan projek dan aktiviti-aktiviti utama projek perlu ditetapkan dalam fasa permulaan ini. Berikut ialah dua kaedah yang boleh digunakan:
- Kaedah Atas Bawah
Tarikh mula dan tarikh tamat serta jangkaan tempoh projek ditentukan berasaskan pada tempoh penyiapan yang telah diberikan oleh pengurusan atasan atau berasaskan pada pengalaman Pengurus Projek menguruskan projek yang mempunyai persamaan skop.
Seterusnya tempoh pelaksanaan setiap aktiviti utama projek (perincian skop projek) perlu dikenal pasti. Ada kemungkinan beberapa aktiviti perlu dilaksanakan secara serentak (concurrent), memandangkan tarikh tamat keseluruhan projek sudah ditentukan terlebih dahulu.
2. Kaedah Bawah ke Atas
Jangkaan tempoh melaksanakan setiap aktiviti utama ditentukan terlebih dahulu. Jangkaan tempoh keseluruhan projek dikira dengan menjumlahkan tempoh pelaksanaan setiap aktiviti utama tersebut. Penentuan tarikh mula dibuat berpandukan tarikh aktiviti utama yang pertama bermula, dan tarikh tamat keseluruhan projek ialah tarikh siap, aktiviti utama projek yang terakhir.
Perlu diingatkan tempoh pelaksanaan setiap aktiviti utama yang dikenal pasti perlulah realistik. Pengalaman serta maklumat yang diperoleh daripada pengajaran atau lessons learned projek ICT lain merupakan antara cara terbaik untuk menentukan jangkaan tempoh pelaksanaan projek yang lebih tepat.