Keterangan
Analisis Keperluan Data ialah kaedah yang digunakan untuk memodelkan maklumat yang diperlukan oleh sistem aplikasi. Model maklumat ini menerangkan jenis maklumat yang diperlukan, pola capaian maklumat dan peraturan bisnes yang menghubungkan antara maklumat-maklumat tersebut. Teknik yang digunakan bagi perwakilan model maklumat ialah Rajah Hubungan Entiti, atau lebih dikenali sebagai Entity Relatioship Diagram (ERD). Rajah ER yang dihasilkan merupakan model maklumat konsepsual yang bebas daripada sebarang teknologi dan penyelesaian teknikal. Model ini menerangkan komponen data yang terdiri daripada entiti, atribut dan hubungan di antaranya. Bilangan entiti, atribut dan hubungan di antaranya akan digunakan untuk membuat pengiraan saiz sistem aplikasi dari aspek keperluan data.
Objektif
- Menyediakan model maklumat yang tepat berdasarkan keperluan di sesebuah organisasi. Model maklumat ini boleh dijadikan rangka kerja/panduan untuk menaiktaraf aplikasi sedia ada, atau pembangunan sistem aplikasi yang baharu di organisasi berkenaan.
- Menyediakan model yang tidak bersandar dengan mana-mana pelaksanaan teknikal dan teknologi.
- Mengumpul, mendefinisikan dan memahami elemen-elemen maklumat yang diperlukan dan hubungkait di antaranya.
- Mendapatkan saiz sistem aplikasi dari aspek fungsi data (data function).
Langkah-langkah
Langkah 1 : Kenalpasti Entiti, Atribut, Pola Capaian Dan Peraturan Bisnes (Business Rule)
- Kenal pasti dan senaraikan calon entiti dan atribut.daripada proses pemodelan fungsi bisnes (rujuk Apendiks 2 Definisi Aktivii Fungsi Bisnes).
Contoh cabutan sebahagian daripada kes bisnes:
- Perkataan yang bergaris merupakan perkataan sebagai calon entiti dan atribut yang boleh digunakan dalam pemodelan maklumat. Maklumat yang dikenalpasti diterjemahkan kepada elemen pemodelan maklumat.
- Pola capaian merujuk kepada bagaimana operasi CRUD dilaksanakan ke atas data.
- Perkasa asas (fundamental) dan penting dalam pemodelan maklumat ialah memahami peraturan bisnes dalam konteks sistem yang hendak dibangunkan. Maklumat mengenai bagaimana sesuatu sistem itu bertindak dalam situasi tertentu dikenali sebagai peraturan bisnes (contohnya, sekiranya pengguna hendak membuat tempahan aset tetapi tidak memilih sebarang aset untuk ditempah, maka permohonan tersebut akan terbatal).
- Peraturan bisnes juga merujuk kepada ketetapan/syarat yang perlu dipatuhi, termasuklah peraturan yang ditetapkan mengikut sesuatu akta, pekeliling dan undang-undang yang berkuatkuasa.
Langkah 2 : Bina Model Maklumat
- Lukiskan setiap entiti tunggal (bukan jenis Entiti super-type dan sub-type) yang telah dikenalpasti. Contoh entiti adalah seperti rajah berikut.
- Senaraikan atribut yang telah dikenalpasti berpandukan peraturan-peraturan yang berikut.
- Nama entiti dalam bentuk tunggal (singular), manakala atribut biasanya ditulis dengan huruf kecil.
- Simbol * diletakkan di hadapan atribut yang dipilih menjadi Atribut Mandatori (wajib diisi).
- Simbol ° diletakkan di hadapan atribut yang dipilih menjadi Atribut Pilihan (tidak wajib diisi).
- Simbol # diletakkan di hadapan atribut yang dipilih menjadi UID Primer (UID yang paling kerap digunakan).
- Simbol U diletakkan di hadapan atribut yang dipilih menjadi UID Sekunder (UID selain daripada UID Primer).
- Dalam satu entiti, satu atau lebih atribut boleh dijadikan Pengenal Unik UID.
- UID/Kombinasi UID yang paling kerap digunakan akan menjadi UID Primer, manakala UID/Kombinasi UID yang lain akan menjadi UID Sekunder.
- Maklumat yang disimpan dalam UID/Kombinasi UID mestilah unik (maklumat yang sama tidak boleh disimpan dua kali).
Langkah 3 : Kenal Pasti Hubungan Antara Entiti
a) Berdasarkan peraturan bisnes yang disenaraikan, kenalpasti hubungan antara entiti-entiti tersebut dalam aspek kardinaliti dan modaliti.
b) Tentukan nama hubungan yang sesuai antara entiti-entiti tersebut. Contoh diberikan seperti rajah dibawah.
Rajah 42 : Contoh Nama Hubungan Entiti
Jika dibaca dari kiri ke kanan:
i) Kardinaliti hubungan menunjukkan setiap TEMPAHAN dibuat oleh satu, dan hanya satu PENGGUNA. Ini bermaksud pada satu-satu tarikh dan masa tertentu, tempahan aset hanya boleh dibuat oleh seorang pengguna sahaja.
ii) Dari segi modaliti, hubungan adalah mandatori (mesti) iaitu rekod TEMPAHAN tidak boleh diwujudkan tanpa wujudnya rekod PENGGUNA.
iii) Bacaan adalah ‘setiap TEMPAHAN mesti dibuat oleh satu, dan hanya satu PENGGUNA’.
Jika dibaca dari kanan ke kiri:
i) Kardinaliti hubungan menunjukkan setiap PENGGUNA membuat satu atau lebih TEMPAHAN.
ii) Dari segi modaliti, hubungan adalah pilihan. Ini bermaksud rekod pengguna boleh wujud tanpa membuat sebarang tempahan bilik mesyuarat, dan beberapa tempahan bilik mesyuarat boleh dibuat oleh pengguna.
iii) Bacaan adalah ‘setiap PENGGUNA mungkin membuat satu atau lebih TEMPAHAN’.
c) Lengkapkan ERD dengan melukis hubungan di antara dua entiti, dan pastikan setiap hubungan dilengkapi dengan tiga perkara asas berikut iaitu nama hubungan (ditulis dalam huruf kecil), kardinaliti dan modaliti.
Contoh ERD yang dihasilkan adalah seperti yang di bawah.
Rajah 43 : Contoh Rajah Hubungan Entiti (ERD)
Langkah 4 : Perkemaskan Model Maklumat
a) Setelah model maklumat siap dilukis, semak sekali lagi model ini dengan maklumat yang terdapat dalam proses pemodelan fungsi bisnes (rujuk Apendiks 2 Definisi Aktiviti Fungsi Bisnes dan Apendiks 5 Definisi Aliran Data) bagi memastikan semua maklumat yang diperlukan tidak tercicir. Lengkapkan ERD tersebut dengan menambah entiti-entiti yang baru (jika ada).
b) Perkemaskan lagi ERD tersebut dengan menggunakan teknik-teknik di bawah sekiranya perlu:
i) Wujudkan Intersection Entity bagi menyelesaikan hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many) di antara dua entiti. Contoh adalah seperti rajah dibawah.
Rajah 44 : Contoh Intersection Entity
Contoh ERD yang telah diperkemas dengan mewujudkan Intersection Entity ‘TEMPAHAN BILIK MESYUARAT’ bagi menyelesaikan hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many) adalah seperti berikut.
Rajah 45 : Contoh Hubungan Entiti (ERD) – Intersection Entity
ii) Wujudkan Entiti Super-type dan Sub-type jika terdapat entiti dalam kumpulan yang sama. Lukis juga hubungan di antara Entiti Super-type dan Sub-type ini kepada entiti yang lain. Hubungan dengan entiti lain boleh sama ada kepada Entiti Super-type atau Sub-type.
Contoh hubungan entiti lain kepada Entiti Super-type atau Sub-type adalah seperti rajah dibawah.
Rajah 46 : Contoh Hubungan Entiti Lain Kepada Entiti Super-type
• Hubungan dengan entiti lain boleh sama ada kepada Entiti Super-type atau Sub-type.
• Entiti ini dibaca seperti berikut:
o Setiap INDIVIDU mestilah sama ada dalam kategori PEKERJA, PESAKIT atau KONTRAKTOR.
o PESAKIT merupakan seseorang INDIVIDU
iii) Wujudkan Hubungan Exclusive Arc. Hubungan Exclusive Arc menunjukkan hubungan atau di antara dua entiti. Hubungan ini diwakili dengan notasi garis separuh melengkung ‘)’.
Rajah 47 : Contoh Hubungan Exclusive Arc
Cara pembacaan adalah:
Setiap PROJEK ICT mesti dilaksanakan oleh satu, dan hanya satu KONTRAKTOR atau dilaksanakan oleh satu, dan hanya satu AGENSI KERAJAAN
iv) Wujudkan Hubungan Rekursif. Hubungan Rekursif merupakan model hierarki di mana hubungan wujud pada entiti yang sama. Contohnya adalah seperti carta organisasi seperti di bawah:
Rajah 48 : Contoh Carta Organisasi
Dalam model maklumat, hubungan yang wujud pada entity yang sama digambarkan seperti rajah dibawah.
Rajah 49 : Contoh Hubungan Rekursif
Cara pembacaan adalah:
o Setiap PEKERJA mungkin menjadi penyelia kepada satu atau lebih PEKERJA
o Setiap PEKERJA mesti diselia oleh satu, dan hanya satu PEKERJA
Langkah 5 : Merekod Definisi Kamus Data
Penerangan terperinci mengenai ERD perlu dijelaskan dalam definisi kamus data. Sila rujuk Apendiks 3 Definisi Kamus Data. Definisi Kamus Data adalah untuk sistem yang dimodelkan perlu terdiri daripada definisi entiti dan definisi atribut.
Langkah 6 : Muktamadkan Model Maklumat Dengan SME
Bergantung kepada saiz dan kompleksiti projek, aktiviti ini mungkin memerlukan satu sesi bengkel dengan pengguna atau SME untuk memuktamadkan model maklumat tersebut.
Langkah 7 : Pengiraan Saiz Fungsi Data (Data Function)
Berpandukan elemen-elemen dan peraturan-peraturan hubungan yang telah dikenalpasti dalam modelan maklumat, pengiraan saiz sistem dari aspek keperluan Fungsi Data dapat dikira. Kaedah pengiraan ini boleh dirujuk dalam Bab 8 Pengiraan Saiz Sistem Aplikasi.
Langkah 8 : Dokumenkan Model Maklumat Konsepsual
Dokumenkan semua output yang dihasilkan sebagai hasil serahan proses analisis keperluan data ke dalam D03 Spesifikasi Keperluan Sistem. Dokumentasikan mengikut susunan seperti berikut:
a) Rajah Hubungan Entiti (ERD)
b) Definisi Kamus Data (Entiti dan Atribut)
Rujukan
1. Richard Barker; CASE*Method: Entity Relationship Modeling (1990)
2. Graeme C. Simsion and Graham C. Witt; Data Modeling Essentials (2005)