2.2.1 Pengenalan
Perancangan pembangunan sistem perlu dilaksanakan secara menyeluruh dan terperinci bagi membolehkan pasukan pembangunan dan organisasi mengurus, melaksana dan memantau pembangunan sistem aplikasi. Perancangan pembangunan perlu didokumenkan dalam Pelan Pembangunan Sistem Aplikasi. Proses penyediaan pelan ini sewajarnya bermula setelah pasukan mengenalpasti skop keperluan bisnes, bagi memastikan perancangan dapat dilakukan dengan tepat. Pelan ini juga perlu dibangunkan sejajar dengan pelan perancangan projek ICT yang berkaitan.
Dokumen Rujukan kepada aktiviti Perancangan Pembangunan adalah D02 Spesifikasi Keperluan Bisnes, sekiranya dokumen ini dibangunkan awal.
Dokumen Serahan kepada aktiviti Perancangan Pembangunan adalah D01 Pelan Pembangunan Sistem.
| Bil. | Nama Dokumen | Muat Turun |
| 1. | D01 - Contoh Penyelesaian Dokumen Pelan Pembangunan Sistem |  |
2.2.2 Penglibatan Pemegang Taruh
Pemegang Taruh utama yang akan terlibat dalam perancangan adalah ketua pasukan pembangunan sistem dan pemilik sistem aplikasi yang dilantik berdasarkan sumber-sumber yang telah ditetapkan. Oleh kerana perancangan meliputi pendekatan pelaksanaan sistem, adalah penting perancangan mendapat komitmen dan perhatian kepada semua ahli pasukan dan persetujuan oleh pemilik sistem.
Cadangan penglibatan kategori pemegang taruh adalah seperti berikut:
a) Pemilik Sistem.
b) Ketua Pasukan Pembangunan Sistem.
c) Ketua SME.
2.2.3 Faktor Kejayaan
Untuk memastikan kejayaan perancangan, faktor kejayaan utama yang perlu dipertimbangkan sebelum dan semasa aktivti dilaksanakan adalah seperti berikut:
a) Menetapkan pemilik sistem.
b) Memperolehi komitmen daripada pemegang taruh utama.
c) Kes bisnes untuk pembangunan sistem diluluskan.
d) Pasukan pembangunan yang mencukupi.
2.2.4 Penyediaan Pelan Pembangunan Sistem [F1.1]
Keterangan Pelan Perancangan Sistem merupakan perincian strategi dan pendekatan yang akan digunakan sebagai panduan oleh organisasi dan pasukan projek. Rujuk kepada D01 Pelan Pembangunan Sistem untuk melihat format dokumen yang terlibat di mana pengisian kandungan-kandungannya adalah seperti langkah-langkah di bawah.
Objektif
a) Menetapkan tempoh berdasarkan peruntukan sumber yang diberikan
b) Sebagai panduan dalam mengendalian pembangunan sistem
c) Panduan dalam pemantuan projek pembangunan
Langkah-langkah
Langkah 1 : Tetapkan Pengenalan Projek
Pengenalan projek akan menerangkan gambaran ringkas mengenai projek secara keseluruhannya yang terdiri daripada tujuan projek, skop projek dan serahan projek.
a) Tujuan Projek
Terangkan tujuan projek yang menentukan jangkaan hasil projek yang bersama-sama dengan kekangan keperluan pembangunan (persekitaran, standard, . Tujuan boleh juga diekstrak daripada Cadangan Projek yang didokumenkan dalam D02 Spesifikasi Keperluan Bisnes yang dihasilkan. Utamakan tujuan projek berdasarkan aspek berikut:
i) Matlamat Fungsian organisasi
ii) Matlamat Bisnes (kecekapan & faedah)
iii) Matlamat Kualiti (kualiti produk atau perkhidmatan)
Terangkan juga rasional yang menyebabkan projek pembangunan perlu dilaksanakan seperti keperluan baru, perluasan (roll-out) atau memperbaiki proses/perkhidmatan yang disediakan oleh organisasi. Pernyataan ringkas mengenai masalah perkakasan, masalah perisian dan sebagainya disenaraikan bagi menguatkan lagi tujuan projek.
Contoh tujuan projek:
| Tujuan projek ini adalah untuk membangunkan aplikasi telefon pintar bagi mencari lokasi tempat makan di Malaysia. Aplikasi ini dapat membantu rakyat atau pelancong semasa percutian di Malaysia. Aplikasi ini akan menjimat masa carian, menyedia pelbagai pilihan lokasi dengan pelbagai jenis makanan yang terdapat di Malaysia. |
b) Skop Projek
Jelaskan apakah yang akan (atau tidak akan) dihasilkan oleh projek bagi mengelak perubahan pada masa depan dalam mencapai tujuan atau matlamat projek. Skop projek perlulah dipersetujui dan akan dijadikan sebagai sempadan (boundary) untuk pelaksanaan pembangunan aplikasi dan asas untuk mengukur kejayaan projek.
Contoh Skop projek:
|
Antara skop projek yang telah dikenalpasti bagi mencapai tujuan projek adalah: i) Merangkumi semua lokasi restoran/tempat makan diseluruh Malaysia yang didaftarkan dibawah agensi pelancongan. ii) Akses aplikasi melalui semua jenis telefon pintar (Android dan IOS) |
c) Serahan Projek
Menyenaraikan jangkaan serahan projek mengikut fasa pembangunan sistem yang berkaitan. Butiran serahan yang perlu meliputi nama serahan, tarikh serahan, kuantiti serahan, penyedia, pengesah dan pelulus serahan. Setiap dokumen serahan perlu mendapat pengesahan atau kelulusan daripada pemilik projek bagi memastikan kualiti dan ketepatan maklumat yang disediakan.
Jadual di bawah sebagai panduan dalam penyenaraian serahan projek :
Contoh Serahan Pembangunan Sistem Aplikasi adalah:
Langkah 2 : Tetapkan Maklumat Pengendalian Projek
Maklumat bagi pengendalian projek seperti model proses, struktur organisasi dan peranan merupakan input penting dalam penyediaan Pelan Pembangunan Sistem. Kerangka bagi maklumat tersebut adalah seperti berikut:
a) Model Proses
Menerangkan proses pembangunan sistem yang akan digunakan yang mengambilkira kitaran hayat pembangunan sistem (SDLC). Model proses perlu mengambilkira:
i) Proses Pembangunan
Nyata dan jelaskan proses pembangunan sistem aplikasi, kenalpasti juga modul/release/fasa aplikasi yang dirancang, objektif dan aktiviti pembangunan yang akan dilaksanakan di setiap modul/release/fasa.
ii) Metodologi Pembangunan
Nyata dan jelaskan kaedah pembangunan sistem yang akan digunakan (waterfall, agile, spiral dll). Ini termasuklah keterangan manual, tools/alat dan prosedur yang akan digunakan dalam menyokong kaedah yang digunakan.
iii) Standard
Nyatakan standard yang akan digunakan untuk mempersembahkan keperluan, reka bentuk, coding, kes pengujian, prosedur pengujian dan keputusan pengujian penerimaan.
iv) Reusable Product
Terangkan pendekatan yang digunakan untuk mengenalpasti, menilai dan melapor peluang untuk customize atau mengintegrasi dengan aplikasi sedia ada.
b) Struktur Organisasi Pasukan
Pasukan Pembangunan sistem adalah salah satu fungsi/komponen dalam Struktur Organiasasi Projek ICT. Pelan Pembangunan Sistem yang dibangunkan hanya memperincikan pasukan pembangunan sistem. Kenalpasti pasukan kerja yang terlibat dalam pasukan pembangunan sistem. Pasukan ini sekurang-kurangnya terdiri daripada sub-pasukan seperti berikut:
i) Pasukan Keperluan dan Analisis
ii) Pasukan Reka bentuk (Pangkalan Data & Fungsian)
iii) Pasukan Migrasi/Integrasi (Jika berkaitan)
iv) Pasukan Pengujian
v) Pasukan Jaminan Kualiti
Sediakan rajah struktur organisasi pasukan projek digambarkan dengan menggunakan sama ada carta organisasi atau rajah matriks yang dapat menggambarkan bidang kuasa, tanggungjawab dan komunikasi di dalam projek.
Rajah 15 : Contoh Struktur Pasukan Pembangunan Sistem
c) Tetapkan Peranan dan Tanggungjawab
Pengurus Projek Pembangunan perlu dilantik sebagai ketua dan bertanggungjawab dalam merancang dan mengurus pelaksanaan aktiviti pembangunan sistem. Manakala pelaksanaan akan/boleh diagihkan kepada sub-pasukan mengikut fungsi. Setiap sub-pasukan boleh terdiri daripada ketua pasukan dan ahli pelaksana. Setiap ahli pasukan hendaklah dikenalpasti perlu mengambilkira tahap kemahiran/kepakaran dan tempoh masa yang diperuntukkan dalam projek untuk anggaran tempoh dan kos projek.
Contoh: Jadual Peranan dan Tanggungjawab
Jadual 5 : Contoh Jadual Penerangan Keahlian Pasukan Pembangunan
Langkah 3 : Tetapkan Proses Pengurusan
Proses pengurusan merupakan penerangan faktor yang perlu diambilkira bagi melancarkan pengurusan pelaksanaan projek. Faktor tersebut adalah Andaian, Kebergantungan dan Kekangan; Risiko; Tahap Kebarangkalian Risiko dan Tahap Impak; serta Pemantauan dan Kawalan.
a) Andaian, Kebergantungan dan Kekangan
Menjelaskan andaian sebagai asas dalam pembangunan pelan projek, kebergantungan ke atas pelan projek dan kekangan terhadap pelan projek seperti tempoh projek, peruntukan sumber, kualiti dan fungsi.
i) Andaian Projek adalah peristiwa atau keadaan yang dijangka berlaku sepanjang tempoh projek pembangunan sistem aplikasi dan memberi kesan positif atau negatif terhadap objektif projek.
ii) Kebergantungan projek adalah kebergantungan kejayaan projek dengan aktiviti luaran yang lain, ianya juga perlu dikenalpasti bagi memastikan pelaksanaan pembangunan perisian berjalan lancar.
iii) Kekangan projek adalah apa-apa yang menghadkan tindakan projek pembangunan sistem aplikasi. Kekangan perlu mengambilkira 3 aspek iaitu masa, sumber dan kualiti kerana ketiga-tiga aspek ini yang akan memandu kejayaan projek.
b) Senaraikan Risiko
Risiko projek adalah peristiwa atau keadaan yang tidak pasti, jika ia berlaku, ia akan memberi kesan ke atas tujuan/objektif projek. Risiko dalam pembangunan sistem aplikasi berpunca dari sumber dalaman dan luaran.
i) Risiko dalaman yang dimaksudkan adalah:
• Risiko yang berkaitan dengan objektif projek antara pengurus projek, ahli pasukan dan pemilik projek. Sekiranya objektif projek tidak ditakrifkan dengan jelas pada permulaan projek, adalah sangat sukar bagi projek itu mencapai keputusan
• Risiko yang berkaitan dengan takrifan saiz projek. Takrifan saiz yang salah atau tidak tepat mengakibatkan salah arahtuju pembangunan projek, seperti perubahan tempoh masa pembangunan projek, pertambahan kos dan lain-lain.
• Risiko yang berkaitan dengan kompleksiti projek. Sekiranya pasukan telah dapat memahami kompleksiti projek dengan tepat mengakibatkan tambahan masa, sumber bagi memahami bsines yang diperlu dibangunkan.
• Risiko yang berkaitan dengan definisi pelan projek. Sekiranya pelan projek tidak mengambilkira kompleksiti, saiz, kemahiran dan pengalaman ahli pasukan dalam fungsi masing-masing akan mengakibatkan risiko kegagalan projek
ii) Risiko luaran pula adalah risiko diluar kawalan pasukan projek. Risiko berkaitan dengan politik, perundangan dan berkaitan dengannya. Masalah teknikal diluar kawalan juga salah satu risiko luaran. Sekiranya projek adalah bergantung kepada teknologi yang masih belum siap, projek ini potensi berisiko, maka penyelesaian alternatif perlu dikenalpasti.
c) Tahap Kebarangkalian Risiko dan Tahap Impak
Pengurusan risiko perlu diberi tumpuan untuk mengenal pasti, menilai risiko dan menguruskan risiko tersebut untuk meminimumkan kesan ke atas projek. Penilaian risiko perlu dibuat bagi mengenalpasti impak risiko kepada projek. Tahap kebarangkalian risiko (exposure) dinilai berdasarkan formula berikut :
Tahap risiko (exposure) = Kebarangkalian (probability / likelihood) x Impak atau kesan risiko (impact)
Kedua-dua kebarangkalian dan impak akan dinilaikan mengikut skala yang ditetapkan.
Jadual 6 : Skala Impak dan Tahap Risiko
d) Pemantauan dan Kawalan
Pemantauan dan kawalan merupakan faktor penting dalam pengurusan projek. Kepentingan pemantauan dan kawalan dalam projek adalah untuk memastikan projek mencapai kemajuan seperti dirancang dan tindakan yang diambil apabila perubahan kepada pelan asal diperlukan. Bagi memastikan pemantauan dan kawalan dilaksanakan secara berkesan, projek perlu menetapkan penggunaan mekanisma atau pendekatan yang bersesuaian.
Mekanisma pemantauan ini perlu mengambil kira:
i) Struktur pelaporan
ii) Kaedah dan kekerapan pelaporan
iii) Format templat pelaporan
Proses dalam melaksanakan pemantauan dan kawalan adalah sebagaimana berikut:
Rajah 16 : Proses Pemantauan Dan Kawalan Projek
Merujuk kepada Ir. Wan Ibrahim Wan Yusoff, buku bertajuk 77 Tips Projek Berjaya perkara yang perlu dipantau atau dikawal adalah:
i) Kemajuan mengikut pelan perancangan mengawal dari segi pelaksanaan status aktiviti, mengenalpasti isu/masalah dan tindakan pembetulan
ii) Peruntukan, kawalan dari aspek berapa banyak telah dibelanja dan yang tinggal, dan adakah baki kos yang tinggal bagi menyiapkan kerja
iii) Skop dikawal dari aspek pelaksanaan aktiviti masih dalam skop ataupun diluar skop dan juga kenalpasti perubahan yang melibatkan tambahan skop
iv) Kualiti, pastikan kerja menepati spesifikasi, sekira wujudnya di luar spesifikasi, apakah tindakan perlu diperbetulkan, dipantau dan perlu dikawal.
Langkah 4 : Menetapkan Proses Teknikal
Proses Teknikal merupakan penerangan faktor yang perlu diambilkira bagi melancarkan pelaksanaan pembangunan sistem aplikasi. Faktor tersebut adalah Pendekatan, teknik dan alat bantu; Dokumen aplikasi dan Dokumentasi Fungsi sokongan.
a) Pendekatan, teknik dan alat bantu
Nyatakan pendekatan, teknik dan alat bantu akan digunakan dalam proses pembangunan sistem aplikasi. Merujuk kepada contrux.com pendekatan, teknik dan alat bantu perlulah mengambilkira item berikut:
i) Persekitaran sistem
Nyatakan apakah perkakasan, sistem pengoperasian dan pengurusan pangkalan data yang akan digunakan dan spesifikasi yang diperlukan bagi persekitaran pembangunan, pengujian dan produksi.
ii) Tools Perisian
Nyatakan tools yang akan digunakan bagi tujuan analisis, reka bentuk, kawalan kod sumber, pembangunan sistem, debugging aids, defect tracking dan lain-lain.
iii) Metodologi pembangunan
Nyatakan pendekatan dalam kajian keperluan sistem, metodologi dalam reka bentuk dan penggunaan notasi, bahasa pengaturcaraan, piawaian pengaturcaraan, piawaian dokumentasi, prosedur integrasi sistem, dan sebagainya.
iv) Jaminan kualiti
Nyatakan kaedah jaminan kualiti serahan bermula daripada semakan kesinambungan keperluan dan reka bentuk, ujian unit, menyemak logik kod (debugger), ujian sistem, ujian regrasi dan ujian bukan fungsian lain yang berkenaan.
b) Dokumen Aplikasi
Senaraikan semua dokumentasi berkaitan pembangunan perisian yang perlu disediakan termasuk bila sasaran siap, disemak dan ditandatangani. Antara dokumen yang berkaitan adalah:
i) Spesifikasi Keperluan Bisnes (BRS)
ii) Spesifikasi Keperluan Sistem (SRS)
iii) Spesifikasi Reka bentuk Sistem (SRS)
iv) Pelan Induk Pengujian
v) Pelan Ujian (UAT & PAT)
vi) Laporan Ujian Penerimaan
vii) Pelan Integrasi Sistem
viii) Pelan Migrasi Sistem
ix) Manual Pengguna
c) Dokumen Sokongan
Nyatakan dokumentasi rujukan lain yang menyokong usaha kejayaan pembangunan sistem. Antaranya adalah :
i) Pengurusan Konfigurasi
Dokumen yang akan digunakan bagi merekod dan mengawal semua versi serahan projek.
ii) Pengurusan Risiko
Dokumen yang akan digunakan bagi merekod dan mengawal risiko yang telah dikenal pasti.
iii) Pengurusan Perubahan
Dokumen yang akan digunakan bagi merekod dan mengawal perubahan skop dan komponen projek.
iv) Pelan Jaminan Kualiti
Dokumen yang akan digunakan bagi merekod dan mengawal kualiti produk.
v) Senarai Semak Instalasi Sistem (Deployment)
Dokumen yang akan digunakan bagi merekod semua proses pengujian dan produksi.
vi) Pelan Latihan Pengguna
Dokumen yang akan digunakan bagi merekod perancangan latihan sistem kepada teknikal dan pengguna akhir sistem.
Langkah 5 : Menetap Pakej Kerja, Jadual Dan Peruntukan
Menetapkan pakej kerja, jadual dan peruntukan secara jelas dan terperinci adalah penting dalam kerja-kerja pemantauan dan kawalan pembangunan sistem secara berkesan.
a) Pakej Kerja
Terangkan pakej kerja yang mesti diselesaikan untuk melengkapkan sesuatu sistem aplikasi. Kenal pasti setiap pakej kerja dan gambarkan pecahan pakej kerja melalui struktur perincian kerja. 
Rajah 17 : Contoh Perincian Kerja
b) Pakej Kerja dan Kebergantungan
Kebergantungan menerangkan hubungan antara dua atau lebih aktiviti-aktiviti dalam pakej kerja yang sama atau dari pakej kerja yang lain. Oleh itu, pengurus pembangunan sistem perlu mengenal pasti kebergantungan antara aktiviti-aktiviti atau pakej kerja untuk merangka jadual projek yang tepat. Sebagai contoh, pakej kerja bagi membangunkan modul pengurusan rekod secara elektronik, pakej kerja tersebut bergantung kepada kesediaan pakej kerja pengkelasan rekod yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.
c) Anggaran Keperluan Sumber
Anggaran sumber adalah dijumlah dari setiap aktiviti, pakej kerja dan keseluruhan projek. Kenalpasti anggaran usaha ahli pasukan dan anggaran kos bagi sumber-sumber lain seperti perkakasan dan perisian.
Contoh: Anggaran sumber
Jadual 7 : Contoh Anggaran Jumlah Projek
d) Peruntukan Kos
Sumber dan jumlah peruntukan yang diperlukan bagi menjalankan projek perlu dinyatakan. Pembahagian dan perincian peruntukan mengikut aktiviti – aktiviti utama seperti pembangunan aplikasi, perkakasan dan penyediaan dokumen kajian keperluan perlu dinyatakan. Keperluan peruntukan boleh dibentangkan dalam bentuk jadual dan / atau menggunakan satu atau lebih angka (seperti histogram).
e) Jadual Perancangan
Tentukan jadual projek menggunakan carta bar atau carta Gantt, mengenal pasti tarikh pencapaian utama, pencapaian, input luaran untuk projek (dan sebarang kebergantungan luaran yang lain), tempoh setiap pakej kerja dipecahkan kepada kepada aktiviti dan sub aktiviti.
Rajah 18 : Contoh Jadual Perancangan Projek
2 kaedah untuk mengira anggaran masa yang diperlukan untuk pembangunan sistem iaitu:
i) Berasaskan masa yang diperuntukkan dalam fasa perancangan untuk membuat anggaran masa yang diperlukan dalam fasa berikutnya
Mengikut standard industri bagi sistem aplikasi yang tipikal, usaha yang diperuntukkan dalam fasa perancangan adalah sebanyak 15% , 20% untuk fasa analisis, 30% untuk fasa reka bentuk dan 35% untuk fasa pelaksanaan. Walau bagaimanapun, peratusan ini lebih tepat sekiranya kita mempunyai rekod-rekod dari pengalaman lepas yang boleh dijadikan asas kepada pengiraan anggaran masa yang diperlukan.
ii) Function Point Analysis
Pengiraan anggaran masa secara saintifik menggunakan pendekatan analisis function point lebih tepat dan lebih dipercayai (reliable). Berdasarkan keperluan bisnes, analyst akan membuat pengiraan awal saiz sistem aplikasi. Saiz sistem aplikasi dalam ukuran function point ini akan ditukar kepada jumlah usaha diperlukan untuk membangunkan sistem dalam bentuk bilangan person-months. Anggaran usaha ini kemudiannya diterjemahkan kepada anggaran jadual masa dalam bentuk bilangan bulan daripada awal hingga tamat projek.
Langkah 6 : Komponen Tambahan
Komponen tambahan adalah perkara yang ada hubung kait dalam pelaksanaan projek. Contoh komponen tambahan adalah seperti pelan keselamatan, pelan latihan, pelan perolehan perkakasan dan perisian, pelan-pelan fasiliti, pelan pemasangan, pelan penyelenggaraan dan komponen-komponen lain yang berkaitan.
Langkah 7 : Lampiran Pelan Pembangunan
Sistem akan mempunyai dokumen sokongan yang dirujuk dalam pelaksanaan projek. Dokumen ini boleh dijadikan lampiran kepada pelan pembangunan sistem. Contoh dokumen lampiran adalah minit mesyuarat, surat-surat dan sebagainya.
Rujukan
1. Gary, B. S. & Harry, J. R. (2012). System Analysis and Design. Ninth Edition. Boston: Course Technology
2. Dennis, A., Wixom, B. H., & Roth, R. M. (2012). Systems Analysis and Design. Fifth Edition. USA: John Wiley & Sons, Inc.
3. Wiegers, K., E. & Joy, B. (2013). Software Requirements. Third Edition. Washington: Microsoft Press
4. Risks in Information Systems Development Projects, Ozren Ðurkovic Lazar Rakovic, Management Information Systems, Vol. 4 (2009)
5. Ir. Wan Ibrahim Wan Yusoff, 77 tips kejayaan projek (www.pengurusnprojek.com ) "SW Development Plan" template, www.computing.dcu.ie/~ltuohey/CA305_2007... /ExampleDevPlanTemplate.doc