2.3 Kajian Keperluan Bisnes

2.3 1 Pengenalan

Kajian keperluan bisnes adalah merupakan aktiviti asas yang perlu dilaksanakan untuk  memahami halatuju dan objektif organisasi, mengenalpasti keperluan bisnes dan skop yang perlu diliputi bagi tujuan pembangunan sistem aplikasi. Kajian keperluan ini adalah berpandukan model bisnes organisasi seperti dalam Rajah 19.

 

 

Rajah 19 : Model Bisnes Organisasi

 

 

Aktiviti utama yang terlibat dalam kajian keperluan bisnes adalah seperti berikut:

1. Penentuan Keperluan Bisnes.
2. Pemodelan Fungsian Bisnes.
3. Pemodelan Proses Bisnes.

 

Dokumen Rujukan  kepada aktiviti kajian keperluan bisnes adalah Permintaan daripada pemegang taruh samada melalui Pelan Strategik ICT atau Enterprise Architecture (EA) organisasi, mesyuarat,  kertas kerja, kelulusan Jawatankuasa Pemandu Organisasi atau Jawatankuasa di peringkat Sektor Awam. 

Dokumen Serahan  kepada aktiviti kajian keperluan bisnes adalah D02 Spesifikasi Keperluan Bisnes.

Bil.	Nama Dokumen	Muat Turun
1.	D02 - Contoh Penyelesaian Dokumen Spesifikasi Keperluan Bisnes

2.3.2 Penglibatan Pemegang Taruh

Pemegang taruh utama yang terlibat dalam kajian keperluan adalah pemilik prosidur atau proses, pengurusan atasan dan pengguna. Memandangkan kajian keperluan bisnes merupakan aktiviti asas dan utama dalam pembangunan sistem, maka penglibatan SME yang berautoriti dan kompeten sangat diperlukan. Oleh demikian, pemilihan SME amat penting dalam memastikan kejayaan kajian keperluan bisnes. Pemegang taruh boleh terdiri dari pada kategori berikut:

1. Pemilik sistem.
   
   
2. Pengurusan atasan.
   
   
3. Pembiaya projek.
   
   
4. Pengguna sistem.
   
   
5. Organisasi yang akan berinteraksi dengan sistem.

 

2.3.3 Faktor Kejayaan

Untuk memastikan aktiviti kajian keperluan bisnes berjaya dilaksanakan, faktor kejayaan utama yang perlu dipertimbangkan sebelum dan semasa aktivti dilaksanakan adalah seperti berikut:

      a) SME yang dilantik arif dengan keperluan bisnes dan penglibatan yang berterusan.

      b) Pasukan kajian mempunyai kemahiran dalam berkomunikasi.

      c) Keperluan bisnes didokumenkan dengan tepat dan mendapat pengesahan pemilik

 

2.3.4 Penyediaan Pelan Pembangunan Sistem [F1.1]

 

Keterangan

Pelan Perancangan Sistem merupakan perincian strategi dan pendekatan yang akan digunakan sebagai panduan oleh organisasi dan pasukan projek. Rujuk kepada D01 Pelan Pembangunan Sistem untuk melihat format dokumen yang terlibat di mana pengisian kandungan-kandungannya adalah seperti langkah-langkah di bawah.

Objektif

• Menetapan tempoh berdasarkan peruntukan sumber yang diberikan
  
  
• Sebagai panduan dalam mengendalian pembangunan sistem
  
  
• Panduan dalam pemantuan projek pembangunan

Langkah-langkah

Langkah 1 : Fomulasi Kes Bisnes   

       a) Kenalpasti kes bisnes bagi keperluan pembangunan sistem. Kes bisnes perlu menyatakan sebab-sebab yang membawa kepada keperluan pembangunan sistem.

       b) Hasrat yang telah dikemukakan oleh pemegang taruh akan dipindahkan kepada Apendiks 1 Borang Permohonan Pembangunan Sistem dan digunakan sebagai input utama kepada pembangunan sistem.

      c)  Hasrat pemegang taruh mungkin berpunca dari persekitaran bisnes semasa yang berkaitan dengan faktor berikut

           i) Perubahan dalam proses bisnes;

          ii) Perubahan dalam teknologi;

          iii) Perubahan dalam undang-undang, akta atau prosedur; dan

         iv) Pematuhan kepada piawaian baru.

 

Langkah 2 : Fahami Keperluan Bisnes

Fahami keperluan bisnes akan menjawab kepada enam (6) soalan asas kepada sistem baru yang hendak dibangunkan iaitu:

        i) Apakah objektif projek ini?

        ii) Apakah perubahan yang perlu dilakukan ke atas bisnes untuk mencapai objektif projek ini

        iii) Bila dan apakah urutan proses berlaku?

        iv) Di mana proses/fungsi yang dilakukan?

        v) Siapakah yang menjalankan proses/fungsi yang dikenalpasti.

        vi) Apakah dokumen, borang, e-mel, laporan, prosedur yang terlibat dalam proses tersebut?

 

Langkah 3 : Lakukan Pemilihan SME

Pemilihan SME dan penglibatan mereka amat penting bagi menjayakan kajian keperluan bisnes.  SME yang dipilih perlu mempunyai ciri-ciri berikut:

      a) Berpengetahuan dalam proses bisnes;

      b) Merupakan personel utama dalam proses bisnes;

      c) Berkemampuan untuk menterjemah dan melaksanakan strategi berkaitan;

      d) Mempunyai visi mengenai halatuju bisnes; dan

      e) Menyokong objektif projek

 

Langkah 4 : Pilih Teknik Pengumpulan Maklumat

Terdapat pelbagai teknik untuk pengumpulan maklumat dan mengenalpasti keperluan bagi pembangunan sistem iaitu:

Brainstorming	a)    Sesi percambahan fikiran bagi mencetuskan idea/strategi; b)    Boleh menghasilkan berbagai pilihan/cadangan dengan cepat; c)    Dipengaruhi oleh faktor pengalaman dan kreativiti kumpulan; d)    Kaedah yang baik bagi mengumpulkan idea; dan e)    Dijalankan dalam persekitaran yang tidak terikat dengan peraturan.
Focus Group	a)    Satu kumpulan persekitaran interaktif untuk mendapatkan idea tentang peluang produk / sistem; b)    Dipandu oleh moderator; c)    Boleh dijalankan pada bila-bila masa dalam kitaran hayat; dan d)    Sesuai untuk mengkaji keperluan baru dan membuat penilaian ke atas produk.
Pemerhatian	a)    Melihat  bagaimana sistem membantu pengguna dalam melaksanakan kerja seharian dan menilai  samada  sistem perlu diganti atau dinaik taraf; b)    Membantu menyediakan aliran kerja keseluruhan pengguna; dan c)    Kaedah yang baik bagi mengumpulkan idea.
Temuduga	a)    Membantu untuk membina hubungan baik dengan pihak berkepentingan; b)    Memudahkan tindakan susulan dan penjelasan; c)    Kaedah yang ringkas dan mudah; d)    Memudahkan pemerhatian terus non-verbal behaviour; dan e)    Bergantung kepada pengetahuan pengguna dan kepakaran penemuduga.
Tinjauan dan Soalselidik	a)    Set soalan untuk dijawab; b)    Jawapan dinilai dan digunakan bagi menentukan keperluan; c)    Kaedah soalan secara terbuka dan tertutup digunakan; dan d)    Maklumat dapat dikumpulkan daripada bilangan  kumpulan sasar yang lebih besar.
Joint Application Design (JAD)	a)    Pasukan projek, pengguna dan pengurusan bekerjasama; b)    Boleh mengurangkan scope creep sebanyak 50%; dan c)    Dijalankan oleh fasilitator mahir dalam teknik JAD.

 

Langkah 5 : Sediakan Arkitektur Bisnes

       a) Arkitektur Bisnes adalah suatu dokumentasi berkaitan bisnes yang menerangkan mengenai organisasi dan digunakan untuk menentukan objektif organisasi yang lebih strategik. Arkitektur bisnes digunakan sebagai salah satu sumber rujukan dalam pengurusan keperluan (Requirements Management) pembangunan aplikasi. Arkitektur bisnes merupakan salah satu kerangka di dalam Enterprise Architecture (EA) yang dibangunkan oleh organisasi

 

       b) Arkitektur bisnes di atas menunjukkan ianya akan menjawab persoalan mengenai:

1. Kenapa perlu dilakukan?
   
   
2. Apa yang perlu dilakukan?
   
   
3. Bagaimana ianya dilaksanakan?
   
   
4. Dengan apa ianya dilaksanakan?

 

   c) Persoalan yang perlu dijawab dalam Arkitektur bisnes akan diterjemahkan ke dalam bentuk kerangka bisnes sebagaimana dibawah. Kerangka bisnes adalah berorentasikan perkhidmatan organisasi dan penyelesaian kepada keperluan bisnes yang dapat menghalang dari berlakunya konflik antara pemegang taruh.

 

Contoh arkitektur bisnes yang boleh dibangunkan adalah seperti berikut:

 

 

 

Rajah 20 : Contoh Arkitektur Bisnes

 

Langkah 6 : Sediakan Arkitektur Maklumat

      a) Arkitektur maklumat adalah reka bentuk berstruktur bagi persekitaran maklumat. Model konsep maklumat digunakan bagi melaksanakan aktiviti yang melibatkan struktur maklumat yang kompleks. Fokus utama arkitektur maklumat adalah untuk mengumpul, menstrukturkan, melabelkan kandungan maklumat secara berkesan dan mampan (sustainable). Tujuan utama arkitektur maklumat adalah bagi membantu dalam penggunaan dan pengaliran maklumat.

 

      b) Arkitektur maklumat berkait rapat dengan ekologi dan persekitaran maklumat. Ekologi maklumat merangkumi konteks (context), kandungan (content), dan pengguna (users).

       i) Konteks (Context): Sasaran bisnes, peruntukan, politik, persekitaran, teknologi, sumber dan kekangan.

       ii) Kandungan (Content): Objektif, dokumentasi dan jenis data, jumlah data, struktur data terkini, pemilik data dan tadbir urus data.

       iii) Pengguna (Users): Pemegang taruh, tugas, keperluan, cara carian dan penggunaan maklumat dan pengalaman.

 

      c) Arkitektur maklumat dikenal pasti dengan menentukan jenis kumpulan maklumat yang berkaitan dengan domain bisnes, unit organisasi yang mengumpul atau memproses data berkenaan, dan juga peranan serta tanggungjawab organisasi tersebut ke atas jenis data yang telah dikenal pasti. Berikut adalah keterangan lanjut berkenaan elemen-elemen di dalam arkitektur maklumat :

       i) Pengguna

Kenal pasti unit organisasi atau personel yang terlibat dengan jenis kumpulan maklumat dan proses yang berkenaan dengan domain bisnes. Pengguna boleh terdiri daripada pegawai yang bertanggungjawab seperti pemilik data dan pentadbir bahagian, nama jabatan, bahagian sehingga ke unit yang terkecil.

       ii)Proses

Kenal pasti proses utama yang terlibat dalam domain bisnes serta interaksi dengan sistem lain. Proses utama boleh berpandukan kepada fungsi-fungsi bisnes tahap 1 dalam Pemodelan Fungsi Bisnes [F1.3].

       iii) Kumpulan Maklumat

Tentukan Kumpulan maklumat yang berkaitan dengan domain bisnes, contohnya seperti maklumat kewangan, maklumat sumber manusia, maklumat gaji dan pelbagai lagi. Elakkan daripada menyenaraikan nama maklumat secara terperinci.

 

 Contoh arkitektur maklumat yang boleh dibangunkan adalah seperti berikut:

Langkah 7 : Dokumenkan Maklumat

Dokumenkan maklumat yang dikumpul dari pihak SME. Susunkan maklumat mengikut kategori berikut:

1. Halatuju Bisnes - terdiri daripada senarai objektif dan strategi bisnes termasuk bisnes unit yang terlibat
   
   
2. Keperluan Bisnes - terdiri daripada senarai proses/fungsi utama keperluan bisnes
   
   
3. Model Data Luar - terdiri daripada senarai maklumat utama mengikut perspektif pemegang taruh
   
   
4. Bisnes Unit dan Definisi Peranan - terdiri daripada peranan dan data elemen

 

Rujukan

1. Gary, B. S. & Harry, J. R. (2012). System Analysis and Design. Ninth Edition. Boston: Course Technology
   
   
2. Dennis, A., Wixom, B. H., & Roth, R. M. (2012). Systems Analysis and Design. Fifth Edition. USA: John Wiley & Sons, Inc.
   
   
3. Wiegers, K., E. & Joy, B. (2013). Software Requirements. Third Edition. Washington: Microsoft Press.

 

2.3.5 Pemodelan Fungsi Bisnes [F1.3]

Keterangan

Permodelan Fungsi Bisnes adalah teknik untuk mengenal pasti fungsi yang sedang dan akan dijalankan oleh organisasi. Teknik ini menghasilkan model fungsi bisnes organisasi kepada pengguna yang direpresentasi dalam bentuk hirarki fungsi bisnes.

 

Objektif

• Mengenal pasti fungsi-fungsi yang dijalankan untuk mencapai objektif bisnes.
• Menghasilkan model fungsi yang tepat dan memenuhi keperluan sesebuah organisasi.

 

NOTASI FUNGSI BISNES

 

Jadual 9 : Notasi Fungsi Bisnes

 

Elemen	Keterangan
ID Fungsi Bisnes Nama Fungsi Bisnes   Fungsi Bisnes	·         Digunakan bagi mewakili setiap fungsi bisnes. ·         Labelkan ID Fungsi Bisnes (rujuk notasi di bawah) dan Nama Fungsi Bisnes di dalam notasi dengan menggunakan ayat yang bermula dengan kata kerja.
Sintaks Nama Fungsi <kata kerja><kata nama>	·         Nama fungsi bisnes hendaklah dimulakan dengan kata kerja dan diikuti kata nama. Contoh: Merekod Aset.
ID Fungsi Bisnes   BF - FF - SF - FTA	·         Digunakan sebagai konvensyen nama bagi setiap fungsi bisnes yang dibangunkan. ·         Keterangan Kandungan ID: BF       =   Ringkasan Nama Teknik FF     =   Ringkasan Nama Fungsi SF     =   Ringkasan Nama Subfungsi FTA   =   Ringkasan Nama Fungsi Asas
Penghubung antara fungsi mendatar atau menegak 1.	·         Penghubung antara fungsi dan sub fungsi menggunakan garis lurus mendatar atau menegak
Keterangan Fungsian Bisnes <pemegang taruh> <kata kerja >  <prestasi/kekerapan>  <peristiwa> <syarat-syarat>	·         Pernyataan yang akan menerangkan suatu fungsian bisnes.

 

Langkah-langkah

Langkah 1 : Lakukan Analisis Keperluan Bisnes

1. Laksanakan analisis ke atas maklumat yang didokumenkan dalam proses Penentuan Keperluan Bisnes [F1.2] untuk mengenal pasti fungsi-fungsi bisnes. Fungsi bisnes terdiri daripada fungsi utama (root function) dan sub-sub fungsi. Fungsi utama boleh diperolehi dengan mengenal pasti apa yang perlu dilakukan untuk mencapai misi organisasi atau tujuan utama projek dibangunkan. Sub fungsi ialah fungsi yang perlu dilaksana untuk merealisasikan fungsi utama atau fungsi-fungsi di atasnya mengikut hierarki fungsi. Semua fungsi ini dapat dikenal pasti melalui perkataan kata kerja yang bersifat aktif, kukuh, tepat dan difahami dalam dokumen kes bisnes.

            Contoh cabutan sebahagian daripada kes bisnes:

        

      b. Perkataan yang bergaris merupakan perkataan berbentuk kata kerja yang boleh menentukan fungsi yang dilaksanakan oleh bisnes. Analisis ini akan menghasilkan

          senarai fungsi yang akan digunakan dalam langkah seterusnya.

 

Langkah 2 : Modelkan Fungsi Bisnes

Fungsi utama dan sub fungsi diwakilkan dalam bentuk rajah berstruktur yang dihasilkan melalui proses penguraian fungsi (function decomposition). Proses penguraian fungsi ini dilaksanakan ke atas semua fungsi bisnes bermula dari fungsi utama diikuti dengan sub fungsi tahap pertama, kedua dan seterusnya (bergantung kepada kompleksiti sistem) sehingga sub fungsi terkecil.  Sub fungsi terkecil ini tercapai apabila fungsi tersebut mempunyai ciri-ciri seperti berikut:

1. Bermakna dan memenuhi keperluan pengguna
   
   
2. Merupakan transaksi yang lengkap
   
   
3. Tidak memerlukan langkah atau fungsi lain bagi memulakan atau melengkapkannya (self-contained)
   
   
4. Menjadikan aplikasi bisnes dalam keadaan yang konsisten.

Subfungsi terkecil ini juga dikenali sebagai Fungsi Asas (elementary transactional function) yang digunakan sebagai asas kepada pengiraan awal saiz sistem aplikasi.

Berikut ialah langkah-langkah dalam pemodelan fungsi bisnes:

1. Kenal Pasti Fungsi Utama Bisnes

Fungsi utama boleh diperolehi dengan mengenalpasti apa yang perlu dilakukan untuk mencapai misi atau tujuan projek ini hendak dibangunkan. Fungsi utama ini berada di tahap 0. Berikan nama fungsi dan ID fungsi dengan menggunakan notasi yang ditetapkan pada Sintaks Nama Fungsi dan ID Fungsi Bisnes. Contoh:

       b. Kenalpasti dan susun sub fungsi di bawah fungsi utama yang berada di tahap 1 dalam rajah hierarki fungsi. Berikan nama dan ID setiap fungsi dengan menggunakan notasi Sintaks Nama Fungsi dan ID Fungsi Bisnes yang ditetapkan.

 

Jadual 10 : Keterangan Label Fungsi Bisnes

 

Bil	Label	Keterangan
1	ID Fungsi Bisnes	Setiap fungsi bisnes perlu dilabelkan mengikut naming convention seperti yang diterangkan dalam notasi Fungsi Bisnes. ID fungsi bisnes perlu dilabelkan bermula dengan fungsi utama sehingga fungsi asas dicapai. Contoh ID fungsi bisnes bagi sub fungsi adalah sebagaimana berikut: BF - BM - MP Keterangan: BF -  Nama teknik yang digunakan iaitu Fungsi Bisnes BM - Singkatan nama bagi fungsi utama iaitu Bilik Mesyuarat MP - Singkatan nama bagi sub fungsi iaitu Mengurus Pengguna
2	Nama Fungsi Bisnes	Nama fungsi bisnes adalah berdasarkan kepada naming convention yang telah ditetapkan dalam notasi fungsi bisnes yang bermula dengan kata kerja dan diikuti kata nama. Contoh kata kerja: ·         Mengurus ·         Menjana ·         Mengemaskini Contoh kata nama: ·         Bilik Mesyuarat ·         Tempahan ·         Aduan

 

Contoh Rajah Hierarki Fungsian Bisnes bagi sistem tempahan bilik mesyuarat (eTempah) adalah seperti berikut:

 

      c.  Kenalpasti dan susun sub fungsi yang menyokong kepada semua fungsi di tahap 1. Berikan nama dan ID fungsi dengan menggunakan notasi yang ditetapkan. Proses ini diulangi bagi semua tahap dalam rajah hierarki fungsi sehingga fungsi asas dicapai. Rajah hierarki fungsi boleh disediakan dalam bentuk menegak, mendatar atau hibrid.

 

Langkah 3 : Sertakan Keterangan Fungsi Bisnes

Hierarki fungsi yang disediakan akan lebih mudah difahami jika disertakan dengan keterangan bagi setiap fungsi tersebut berpandukan format yang telah ditetapkan dalam notasi fungsi bisnes. Keterangan fungsi adalah penerangan ringkas mengenai apa yang dijalankan oleh fungsi tersebut dalam menyokong fungsi di atasnya. Keterangan bagi fungsi ini boleh disediakan bersama SME bagi memastikan keterangan yang disediakan adalah tepat.

Langkah Penyediaan Keterangan Fungsi

a) Pastikan setiap fungsi yang dihasilkan telah mempunyai ID dan nama fungsi. ID fungsi dan nama fungsi disusun dalam jadual sebagaimana contoh di bawah dan diberi keterangan yang tepat untuk fungsi tersebut.

b) Contoh keterangan fungsi bisnes mengikut notasi yang telah ditetapkan adalah sebagaimana berikut:

 

<pemegang taruh> <kata kerja>  <prestasi/kekerapan>  <peristiwa>

<syarat-syarat>

 

Contoh:

Pemegang taruh - Pentadbir

Kata kerja – meluluskan

Prestasi/kekerapan – apabila menerima

Peristiwa – permohonan penggunaan bilik

Syarat-syarat – jika terdapat kekosongan

 

c. Senaraikan fungsi yang perlu diberikan keterangan bermula dengan sub fungsi yang berada di tahap 2 sehingga fungsi ke fungsi asas. Jika fungsi yang berada di tahap 1 merupakan fungsi asas, fungsi tersebut perlu diberikan keterangan fungsi.

 

Jadual 11 : Contoh Keterangan Fungsi Bisnes

 

Langkah 4 : Kenalpasti Dan Senaraikan Pengguna Yang Terlibat

1. Pengguna boleh dikenalpasti melalui keterangan fungsi yang telah disediakan. Keterangan fungsi boleh memberi gambaran yang lebih jelas mengenai peranan pengguna dan ianya boleh dikumpulkan dalam satu kumpulan yang sama.
   
   
2. Sebagai contoh, keterangan fungsi Mengurus Bilik Mesyuarat dan Mengurus Aduan menggambarkan peranan yang dilakukan oleh Pegawai Aset Jabatan.  Fungsi lain yang akan melibatkan Pegawai Aset Jabatan boleh dikumpulkan di bawah satu peranan pengguna yang sama.
   
   
3. Senaraikan semua pengguna-pengguna yang telah dikenalpasti dan nyatakan keterangan bagi setiap pengguna tersebut. Rujuk kepada langkah 3a – perkara iii di dalam Penyediaan Spesifikasi Keperluan Bisnes [F1.5] untuk keterangan lanjut berhubung dengan kaedah untuk menghasilkan senarai pengguna tersebut.

Langkah 5 : Semak Dan Tambah Baik Model Fungsi Bisnes

1. Fungsi-fungsi kerja yang telah dikenal pasti dalam langkah 2 perlu disemak dan ditambah baik mengikut keperluan. Dalam usaha untuk melengkapkan model fungsi bisnes yang telah dihasilkan, pasukan pembangun perlu melibatkan SME bagi mendapatkan input yang lebih tepat. Pelbagai pendekatan boleh dilakukan. Bagi tujuan pembangunan sistem yang besar dan kompleks teknik JAD adalah lebih praktikal. 

       b.Pendekatan semakan yang sering digunakan adalah:

1. Semak dengan kitar hayat entiti bisnes/maklumat yang berkaitan.
   
   Gunakan dokumen proses kerja atau SOP untuk menyemak kitaran hayat entiti bisnes dan dibandingkan dengan model fungsian yang telah dihasilkan. Perhatikan bagaimana entiti-entiti digunakan dalam aktiviti-aktiviti kerja organisasi. Bandingkan entiti ini dengan fungsi model bisnes yang telah dihasilkan. Tambah baik model fungsi jika perlu.

       ii. Semak dengan strategi dan peristiwa bisnes.

          Senaraikan fungsi-fungsi yang bertindak balas terhadap peristiwa penting bisnes dan gunakan senarai tersebut                    sebagai perbandingan dengan model fungsian yang
          telah dihasilkan.Ini adalah untuk menentukan sama ada terdapat fungsi-fungsi lain yang belum diambil kira dalam                model fungsian.

       iii. Semak dengan peranan individu

          Gunakan peranan yang dimainkan oleh individu untuk dibandingkan dengan model fungsian bagi memastikan tiada              fungsi individu yang tertinggal dalam model fungsian.

 

Langkah 6 : Muktamadkan Model Fungsi Bisnes Dengan SME

Model fungsi bisnes yang telah dihasilkan perlu dibentangkan kepada SME supaya model tersebut diterima dan dimuktamadkan.

Langkah 7 : Sediakan Model Fungsi Bisnes Secara Iteratif

1. Penyediaan dan pembangunan Pemodelan Fungsi Bisnes perlu dilaksanakan secara iteratif bagi meningkatkan tahap komprehensif dan keperincian fungsi yang direkodkan.
   
   
2. Pengemaskinian perlu dilakukan berdasarkan input yang diperolehi dalam penyediaan Model Proses Bisnes.

Langkah 8 : Dokumenkan Fungsi Bisnes

1. Dokumen dan masukkan hasil Pemodelan Fungsi Bisnes (Hierarki Bisnes) dan Senarai Pengguna yang telah disediakan ke dalam D02 Spesifikasi Keperluan Bisnes.
   
   
2. Rujuk kepada Penyediaan Spesifikasi Keperluan Bisnes [F1.5] bagi mengenalpasti ruangan di mana maklumat-maklumat dan model tersebut perlu diletakkan

 Rujukan

1. Gary, B. S. & Harry, J. R. (2012). System Analysis and Design. Ninth Edition. Boston: Course Technology
   
   
2. Dennis, A., Wixom, B. H., & Roth, R. M. (2012). Systems Analysis and Design. Fifth Edition. USA: John Wiley & Sons, Inc.
   
   
3. Wiegers, K., E. & Joy, B. (2013). Software Requirements. Third Edition. Washington: Microsoft Press

 

2.3.6 Pemodelan Proses Bisnes [F1.4]

Keterangan

Pemodelan proses bisnes merupakan teknik yang digunakan untuk membangunkan Model Proses Bisnes. Model proses bisnes yang direpresentasi melalui Rajah Aliran Proses (Process Flow Diagram (PFD)) menerangkan bagaimana gabungan aktiviti-aktiviti yang berbeza menyokong kepada satu-satu proses bisnes. PFD menggambarkan kompleksiti dan susunan aktiviti-aktiviti bisnes dijalankan sama ada secara berjujukan, selari atau serentak. Setiap aktiviti yang telah diplotkan di dalam rajah akan diperincikan di dalam jadual Definisi Aktiviti Fungsi Bisnes.

 

Objektif

• Menghasilkan PFD to-be berdasarkan Fungsi Asas yang telah dikenal pasti di dalam Pemodelan Fungsi Bisnes[F1.3].
• Menyediakan Definisi Aktiviti Fungsi Bisnes yang memerincikan lagi keterangan bagi setiap aktiviti yang terkandung dalam PFD.

 

 

 

Langkah-langkah

Langkah 1 : Kenal Pasti Fungsi-Fungsi Asas

1. Berdasarkan Hirariki Fungsian Bisnes yang telah disediakan di dalam Pemodelan Fungsi Bisnes [F1.3], kenal pasti setiap Fungsi Asas yang terlibat.
2. Setiap Fungsi Asas yang telah dikenalpasti akan digunakan sebagai rujukan untuk menyediakan PFD dan juga Definisi-definisi Keperluan Bisnes yang berkaitan.

Pada kebiasaanya, setiap satu Fungsi Asas akan diwakili oleh satu PFD sahaja. Namun begitu, Fungsi-fungsi Asas boleh digabungkan di dalam satu PFD sekiranya proses yang terlibat adalah ringkas, ataupun satu-satu Fungsi Asas boleh juga dipecahkan kepada beberapa PFD sekiranya proses terbabit adalah kompleks.

 

Langkah 2 : Kenal Pasti Pengguna Yang Terlibat

1. Rujuk kepada Senarai Pengguna yang telah disediakan pada langkah 4 di dalam Pemodelan Fungsi Bisnes [F1.3] dan langkah 3a – perkara iii di dalam Penyediaan Spesifikasi Keperluan Bisnes [F1.5].
   
   
2. Kenal pasti setiap pengguna yang terlibat dengan satu-satu PFD yang akan disediakan.
   
   
3. Pengguna-pengguna tersebut diwakilkan dengan menggunakan notasi swimlane yang akan dibangunkan di dalam langkah selanjutnya (langkah 3b).

 

Langkah 3 : Labelkan Tajuk Dan Lukiskan Swimlane Bagi Pengguna Yang Terlibat

1. Catatkan ID Fungsi Bisnes dan Nama Fungsi Asas di sebelah atas rajah (di atas notasi swimlane) sebagai tajuk kepada PFD yang ingin dibangunkan. Rujuk kepada ruangan notasi di atas bagi kaedah untuk menyediakan tajuk tersebut.
   
   
2. Lukiskan swimlane yang mewakili setiap pengguna yang terlibat dengan proses dan PFD berkenaan. Notasi ini boleh dilukis sama ada secara mendatar (horizontal) ataupun secara menegak (vertical). Contoh penyediaan swimlane adalah seperti rajah berikut.

 

 

 

Langkah 4  :  Sediakan Aliran Proses Bisnes

1. Mulakan setiap aliran proses dengan menggunakan notasi Initial Node .
   
   
2. Lukis dan plotkan aktiviti-aktiviti bisnes dengan menggunakan notasi Activity. Catatkan setiap notasi tersebut dengan ID Aktiviti Bisnes dan Nama Aktiviti Bisnes seperti yang telah dinyatakan di dalam ruangan notasi di atas. Contoh penyediaan aktiviti bisnes adalah seperti berikut:
   
   
   
   
   
   
   
3.  Lukiskan, sekiranya perlu, notasi Send Signal Action dan Accept Event Action bagi sebarang penghantaran dan penerimaan notifikasi. Setiap notasi Send Signal Action perlu diikuti dengan notasi Accept Event Action di mana notasi-notasi tersebut tidak boleh diplotkan secara bersendirian. Catatkan keterangan di dalam ruangan notasi-notasi tersebut seperti contoh berikut:
   
   
   
   
   
   
   
4.  Aliran proses boleh dipisahkan atau digabungkan dengan menggunakan notasi-notasi di bawah :
   
   i) Decision

   Memisahkan satu aliran proses kepada beberapa aliran proses berbeza. Walaupun notasi ini memisahkan kepada beberapa aliran proses, hanya satu aliran sahaja yang akan digunakan berdasarkan kepada kriteria keputusan atau guard yang ingin dipenuhi. Labelkan setiap kriteria keputusan pada setiap aliran proses yang keluar dari notasi ini. Pastikan Nama Aktiviti Bisnes di dalam notasi sebelum dapat menggambarkan maksud setiap kriteria keputusan yang akan digunakan. Contoh penggunaan notasi Decision adalah seperti berikut:
   
   
   
   ii) Merge

   Menggabungkan semula aliran-aliran proses berlainan yang terpisah akibat penggunaan notasi Decision atau Fork. Penggunaan notasi ini diperlukan supaya hanya satu aliran proses sahaja yang akan dipanjangkan kepada aktiviti bisnes seterusnya. Notasi ini menerima mana-mana aktiviti bisnes yang telah selesai dilaksanakan tanpa perlu menanti aktiviti-aktiviti lain yang sedang di dalam tindakan.

   iii) Fork

   Memisahkan aliran proses kepada beberapa aliran proses berbeza. Perbezaannya dengan notasi Decision ialah notasi ini membolehkan aliran-aliran proses yang berbeza dilaksanakan secara selari tanpa perlu melalui sebarang kriteria keputusan.

    iv) Join

   Menggabungkan semula aliran-aliran proses bagi aktiviti-aktiviti berbeza yang berjalan secara selari melalui penggunaan notasi Fork di aliran sebelumnya. Penggunaan notasi ini diperlukan supaya hanya satu aliran proses sahaja yang akan disambungkan kepada aktiviti bisnes seterusnya. Notasi ini perlu menerima dan menantikan terdahulu kesemua aktiviti bisnes yang berkait dengannya selesai dilaksanakan sebelum aliran proses bersambung kepada aktiviti bisnes berikutnya.

5. Penerangan dan catatan tambahan bagi satu-satu aktiviti diwakili dengan notasi Note.
   
   
   
6. Tamatkan aliran proses sama ada dengan mengunakan notasi Activity Final Node atau Final Flow Node. Contoh penggunaan notasi Nod-nod tersebut adalah seperti berikut :
   
    i) Notasi Activity Final Node
   

   Berdasarkan kepada contoh dalam rajah di bawah, notasi Activity Final Node digunakan untuk menamatkan keseluruhan proses sekiranya salah satu daripada aliran proses yang berkriteria ‘Lulus’ atau ‘Tidak Lulus’ selesai dilaksanakan.
   
   
   

   
   ii)  Notasi Final Flow Node
   
   

   Berdasarkan kepada contoh dalam rajah di bawah, notasi Final Flow Node digunakan untuk menamatkan salah satu aliran proses sahaja berdasarkan kriteria yang telah dipenuhi. Aliran-aliran proses yang lain masih lagi perlu dilaksanakan sebelum proses keseluruhan ditamatkan.
   
   
   

   
   
   

    

   Langkah 5  :  Sediakan Hubungan Di Antara Notasi-Notasi

           a. Hubungkan notasi-notasi Initial Node, Activity, Decision, Merge, Fork, Join, Send Signal Action, Accept Event Action dan Final Nodes dengan menggunakan notasi Control Flow ataupun nama umumnya, Edge  . Contoh penyediaan hubungan dengan menggunakan notasi Control Flow/Edge adalah seperti rajah berikut:

 

b. Bagi notasi Note, notasi ini dihubungkan dengan notasi-notasi lain menggunakan garisan putus-putus. Contoh penggunaan hubungan di antara notasi Note dengan notasi lain adalah seperti berikut:

 

 

Langkah 6  :  Lengkapkan Definisi Aktiviti Fungsi Bisnes

a. Isi dan lengkapkan jadual Definisi Aktiviti Fungsi Bisnes bagi setiap aktiviti di dalam Rajah Aliran Proses. Maklumat-maklumat di dalam Definisi Aktiviti Fungsi Bisnes bukan sahaja menerangkan berkenaan dengan keperluan fungsian bisnes tetapi ia juga boleh membantu dalam mengenal pasti keperluan bukan fungsian dan keperluan maklumat/data yang berkaitan dengan aktiviti bisnes berkenaan.

b. Isikan maklumat-maklumat berikut:

 

Jadual 13 : Keterangan Label Definisi Aktiviti Fungsi Bisnes

 

Label	Keterangan
ID Fungsi Bisnes	Masukkan ID fungsi bisnes seperti yang dinyatakan dalam jadual notasi di atas.
Nama Fungsi Bisnes	Masukkan nama fungsi bisnes berdasarkan fungsi asas yang dipilih dari rajah Hierarki Fungsi Bisnes.
ID Aktiviti Bisnes	Masukkan ID aktiviti bisnes seperti yang dinyatakan dalam jadual notasi di atas.
Nama Aktiviti Bisnes	Masukkan nama aktiviti bisnes yang terlibat berdasarkan Rajah Aliran Proses yang telah dibangunkan.
Keterangan Aktiviti	Nyatakan keterangan secara ringkas aktiviti bisnes yang terlibat.
Aktor	Tentukan aktor yang melaksanakan aktiviti bisnes berkenaan.
Tanggungjawab	Nyatakan unit organisasi yang bertanggungjawab kepada aktiviti bisnes terlibat (disyorkan untuk merekodkan tahap Unit Organisasi yang terkecil seperti cawangan, unit, sektor, seksyen dan lain-lain).
Kekerapan	Nyatakan nilai kekerapan aktiviti bisnes tersebut dilaksanakan dalam satu-satu jangkamasa tertentu.
Unit Kekerapan (jam/hari/bulan)	Nyatakan unit untuk mengukur kekerapan pelaksanaan aktiviti bisnes berkenaan. Contoh, rekodkan unit kekerapan kepada setiap hari, minggu ataupun setiap bulan berdasarkan keperluan.
Aktiviti Bisnes Sebelum dan Selepas	Masukkan nama aktiviti bisnes yang sebelum dan selepas bersekali dengan nombor rujukan aktiviti masing-masing.
Kaedah Operasi	Terangkan secara terperinci bagaimana aktiviti tersebut dilaksanakan. Pengisian di dalam Kaedah Operasi boleh merangkumi keterangan berkenaan aktiviti bisnes yang terlibat, keperluan migrasi dan integrasi sistem dengan sistem luaran (entiti luar).
Penggunaan Maklumat	Senaraikan maklumat atau data yang digunakan untuk dipapar, disimpan, dihapus atau/dan dikemaskini (CRUD). Maklumat atau data yang disenaraikan boleh terdiri sama ada dari sistem yang ingin dibangunkan, serta maklumat atau data dari sistem luaran (entiti luar) yang diperlukan bagi proses integrasi dan migrasi.
Polisi dan Dasar Berkaitan	Senaraikan polisi dan dasar yang perlu dipatuhi dan berkaitan dengan aktiviti yang terlibat, contohnya seperti Surat Pekeliling Perkhidmatan, Arahan Perbendaharaan, Manual Prosedur Kerja dan Standard Operating Procedure (SOP).
Kaedah Alternatif	Nyatakan kaedah alternatif yang perlu diambil sekiranya sistem yang akan dibangunkan menghadapi isu dan masalah sementara.
Ciri-ciri Kualiti (Keperluan Bukan Fungsian)	Nyatakan ciri-ciri kualiti bagi aktiviti berkenaan sama ada dari segi masa pemprosesan, ketersediaan, kebolehcapaian dan keselamatan.
Catatan Tambahan	Isikan catatan tambahan berkenaan aktiviti bisnes yang terlibat.

 

c. Rujuk Apendiks 2 Template Definisi Aktiviti Fungsi Bisnes

 

Langkah 7 : Muktamadkan Model Proses Bisnes Dengan SME

1. Rajah Aliran Proses dan Definisi Fungsi Bisnes yang telah disediakan perlu disemak dan disahkan oleh pihak SME. Semakan perlulah mengambil kira perkara-perkara seperti di bawah :
   
   
   1. Rajah Aliran Proses dan Definisi Fungsi Bisnes yang disediakan perlulah komprehensif, lengkap, terperinci dan memenuhi keperluan semua fungsi bisnes yang terlibat.
      
      
   2. Ketepatan aliran proses dan hubungan dengan aktor
      
      
   3. Ketepatan definisi fungsi/proses bisnes dan aktor-aktor yang terlibat
   
   
   
2. Pihak SME dan juga pasukan pembangunan perlu mempunyai kefahaman yang jelas semasa proses semakan berkenaan dengan perkara-perkara berikut :
   
   
   1. Fungsi dan aktiviti bisnes yang akan dibangunkan
      
      
   2. Kaitan fungsi bisnes dan aktiviti yang dibangunkan

Langkah 8 : Sediakan Model Proses Bisnes Secara Iteratif

1. Penyediaan dan pembangunan Model Proses Bisnes perlu dilaksanakan secara iteratif bagi meningkatkan tahap komprehensif dan keperincian maklumat yang direkodkan.
   
   
2. Pengemaskinian juga perlu dilakukan kepada maklumat di dalam Pemodelan Fungsi Bisnes [F1.3] berdasarkan input yang diperolehi dalam penyediaan Model Proses Bisnes.

Langkah 9 : Dokumenkan Proses Bisnes

1. Dokumen dan masukkan hasil Pemodelan Proses Bisnes (Rajah Aliran Proses dan Definisi Fungsi Bisnes) yang telah dibangunkan ke dalam D02 Spesifikasi Keperluan Bisnes.
   
   
2. Rujuk kepada Penyediaan Spesifikasi Keperluan Bisnes [F1.5] bagi mengenalpasti ruangan di mana model tersebut perlu diletakkan.

Rujukan

1. Alan Dennis, Barbara Haley Wixom, David Tegarden (2012). Systems Analysis and Design with UML Version 2.0, Second Edition.
   
   
2. Uml-diagrams.org (2009-2017). Activity Diagrams. https://www.uml-diagrams.org/activity-diagrams.html.

 

 

2.3.7 Penyediaan Spesifikasi Keperluan Bisnes [F1.5]

Keterangan

Spesifikasi Keperluan Bisnes (BRS) adalah merupakan dokumen yang digunakan untuk merekod segala keperluan bisnes to-be yang diperolehi daripada pemegang taruh seperti pengguna, organisasi dan SME sebagai panduan bagi fasa-fasa pembangunan sistem yang selanjutnya. Rujuk kepada D02 Spesifikasi Keperluan Bisnes untuk melihat format dokumen yang terlibat di mana pengisian kandungan-kandungannya adalah seperti langkah-langkah di bawah.

 

Objektif

• Menyediakan Keperluan Pengurusan Bisnes yang diperoleh daripada Penentuan Keperluan Bisnes [F1.2].
  
  
• Menyediakan Keperluan Pengoperasian Bisnes yang terdiri daripada Keperluan Fungsi Bisnes dan Keperluan Proses Bisnes hasil daripada aktiviti yang dilaksanakan di dalam Pemodelan Fungsi Bisnes [F1.3] dan Pemodelan Proses Bisnes [F1.4].

 

Langkah-langkah

Langkah 1 : Sediakan Pengenalan Kepada Keperluan Bisnes

Sedia dan lengkapkan pengenalan bisnes bagi perkara-perkara berikut:

1. Tujuan Bisnes
   
   Terangkan secara ringkas hasrat dan tujuan bisnes baru yang ingin dicapai oleh satu-satu organisasi melalui sistem yang akan dibangunkan.
   
   
2. Skop Bisnes
   
   

   Tentukan skop bisnes dengan mengenalpasti nama-nama dan liputan domain bisnes yang akan dirangkumkan di dalam sistem. Skop ini juga boleh ditentukan dengan mengambil kira organisasi, sama ada dalam atau luar, ataupun sistem-sistem lain yang terlibat secara langsung dengan domain bisnes yang telah ditetapkan.

3. Gambaran Keseluruhan Bisnes
   
   

   Jelaskan secara rumusan domain bisnes yang akan dirangkumkan dalam sistem. Terangkan struktur organisasi-organisasi utama yang berkaitan dengan domain bisnes berkenaan serta hubungannya di antara satu sama lain ataupun dengan entiti luar sekiranya berkaitan. Penggunaan rajah adalah digalakkan untuk menerang struktur organisasi berkenaan.

4. Senarai Pemegang Taruh
   
   

   Senaraikan pemegang-pemegang taruh yang terlibat dengan domain bisnes yang telah dipilih. Pemegang taruh boleh terdiri daripada seseorang individu, kumpulan ataupun unit organisasi. Contoh pengisian bagi senarai pemegang taruh adalah seperti jadual berikut:

   Jadual 14 : Contoh Senarai Pemegang Taruh
   
   
   

 

 

Langkah 2 : Nyatakan Keperluan Pengurusan Bisnes

 

Nyata dan sediakan perkara-perkara yang diperlukan di bawah Keperluan Pengurusan Bisnes seperti berikut:

1.  Objektif Bisnes
   

   Senarai dan terangkan matlamat dan hasil bisnes yang ingin dicapai melalui pelaksanaan sistem yang akan dibangunkan. Pernyataan objektif perlulah spesifik dan mempunyai parameter yang boleh diukur berdasarkan kepada ciri-ciri S.M.A.R.T. (Smart, Measureable, Achievable, Realistic & Time-Bound).

2. Arkitektur Bisnes
   
   Sertakan rajah Arkitektur Bisnes organisasi dan hubungannya dengan sistem aplikasi yang akan dibangunkan. Rujuk kepada langkah 5 di dalam Penentuan Keperluan Bisnes [F1.2] untuk mendapatkan penerangan lanjut berkenaan dengan penyediaan Arkitektur Bisnes.
   
   
3. Arkitektur Maklumat
   

   Sertakan rajah Arkitektur Maklumat organisasi dan hubungannya dengan sistem aplikasi yang akan dibangunkan. Rujuk kepada langkah 6 di dalam Penentuan Keperluan Bisnes [F1.2] untuk mendapatkan penerangan lanjut berkenaan dengan penyediaan Arkitektur Maklumat.

 

Langkah 3 : Sediakan Keperluan Pengoperasian Bisnes

 

Keperluan Pengoperasian Bisnes terdiri daripada perkara-perkara berikut:

 

1. Pemodelan Fungsi Bisnes
   
   
   1. Penggunaan Notasi
      
      

      Senaraikan notasi-notasi yang akan digunakan untuk menyediakan Model Fungsi. Rujuk kepada Pemodelan Fungsi Bisnes [F1.3] untuk menyediakan senarai notasi berkenaan.

   2. Model Fungsi Bisnes
      
      

      Sediakan Model Fungsi Bisnes yang terdiri daripada Rajah Hierarki Fungsi serta keterangan bagi fungsi-fungsi berkenaan. Sila rujuk kepada langkah-langkah di dalam Pemodelan Fungsi Bisnes [F1.3]  bagi penyediaan Model Fungsi Bisnes.

   3. Senarai Pengguna
      
      Berbeza dengan senarai pemegang taruh pada langkah 1, senarai pengguna merupakan perincian yang lebih lanjut kepada individu, kumpulan atau unit organisasi yang terlibat secara terus dengan fungsi bisnes. Daripada Model Fungsi yang telah disediakan, kenal pasti dan senaraikan pengguna-pengguna yang terlibat serta keterangan ringkas mengenai peranannya di dalam fungsi bisnes berkenaan. Contoh pengisian bagi senarai pengguna adalah seperti jadual berikut:
    
   
   
2. Pemodelan Proses Bisnes
   
   
   1. Penggunaan Notasi
      
      Senaraikan notasi-notasi yang akan digunakan untuk menyediakan Proses Aliran Kerja. Sila rujuk kepada bab Pemodelan Proses Bisnes [F1.4] untuk menyediakan senarai notasi berkenaan.
      
      
   2. Model Proses Bisnes
      
      
      • Aliran Proses Bisnes

      Aliran Proses Bisnes digambarkan dengan menggunakan Rajah Aliran Proses. Sila rujuk kepada langkah 1 sehingga 3 di dalam Pemodelan Proses Bisnes [F1.4] bagi penyediaan Rajah Aliran Proses.

      • Definisi Fungsi Bisnes

      Sedia dan lengkapkan Definisi Aktiviti Fungsi Bisnes bagi setiap aktiviti yang telah disediakan di dalam Rajah Aliran Proses. Sila rujuk kepada langkah 4 di dalam Pemodelan Proses Bisnes [F1.4] dan format templat di Apendiks 2 -  Templat Definisi Aktiviti Fungsi Bisnes

Langkah 4 : Kirakan Saiz Sistem Aplikasi

Pengenalan kepada kepentingan pengiraan saiz sistem aplikasi telah diperjelas dan diterangkan di dalam 1.6.5 Kepentingan Pengukuran Saiz Sistem Aplikasi. Manakala kaedah pengiraan saiz sistem aplikasi pula telah diterangkan di dalam Bab 8 Pengiraan Saiz Sistem Aplikasi. Sehubungan dengan itu, laksanakan pengiraan saiz awal sistem aplikasi berdasarkan kepada elemen-elemen yang telah dikenalpasti di dalam BRS. Rujuk kepada bab 8 di dalam Langkah-langkah Pengiraan Saiz Fungsian Sistem Aplikasi di Fasa Permulaan Projek untuk mendapatkan penerangan terperinci berkenaan kaedah serta contoh pengiraan awal saiz sistem aplikasi.

 

Langkah 5 : Sertakan Dokumen-dokumen Sokongan Sebagai Lampiran

Sertakan dokumen-dokumen sokongan, sekiranya ada, yang perlu dirujuk seperti pekeliling, minit mesyuarat, borang-borang fizikal, surat-surat dan sebagainya.

 

Langkah 6 : Lakukan Semakan Dan Pengesahan Ke Atas Dokumen BRS

Dokumen BRS perlu dilakukan semakan oleh Ketua Pasukan Analisis dan Reka bentuk, atau pegawai-pegawai yang lain yang bersesuaian. Setelah semakan dilakukan, dokumen BRS yang telah disediakan perlu disahkan oleh Ketua SME dan Pengurus Projek atau Pengarah Bahagian atau pegawai-pegawai yang lain yang bersesuaian. 

 

Rujukan

1. ISO/IEC/IEEE 29148-2011 Systems and software engineering — Life cycle processes — Requirements engineering (2011)
2. Dokumen BRS Projek Sistem Bahagian Pengurusan Hartanah Versi 2 (2016)
3. Dokumen BRS Projek Sistem ePPAx (2016)