Untuk memastikan perancangan projek adalah terperinci dan komprehensif, dokumen PPP perlu juga merangkumi pelan/prosedur untuk mengurus, memantau dan mengawal projek supaya projek dapat dilaksanakan mengikut skop, masa dan kualiti yang telah ditetapkan.
Berikut ialah keterangan ringkas bagi setiap pelan yang perlu disediakan.
4.4.1 Pelan Pengurusan Kualiti
Pelan ini mengenal pasti teknik dan standard/piawaian kualiti yang akan digunakan oleh pasukan projek untuk memastikan projek dilaksanakan mengikut kualiti yang telah dipersetujui. Ia juga menetapkan personel yang bertanggungjawab untuk mencapai tahap kualiti yang telah ditentukan. Di samping itu pelan ini juga mengandungi mekanisme jaminan dan kawalan kualiti yang perlu dipatuhi.
Pasukan Kualiti perlu diwujudkan bagi setiap projek ICT yang mana pasukan ini akan memastikan pelaksanaan projek adalah menepati tahap kualiti yang telah ditetapkan.
Pengurus Projek hendaklah menyediakan Pelan Pengurusan Kualiti berdasarkan maklumat yang dinyatakan di atas dengan menggunakan templat yang disediakan dalam PPrISA seperti di PPrISA05 - Pelan Pengurusan Kualiti. Ringkasan pengurusan kualiti bagi projek ICT berkenaan perlulah dinyatakan dalam templat PPP (PPrISA02 perenggan 12.1). Walau bagaimanapun, bagi projek yang tidak kompleks atau tempoh pelaksanaan yang pendek, Pengurus Projek boleh menyediakan pelan pengurusan kualiti yang lengkap dalam PPP, oleh itu tidak perlu disediakan pelan berasingan.
4.4.2 Pelan Pengurusan Komunikasi
Pengurusan komunikasi merupakan satu aspek penting dalam menguruskan sesuatu projek ICT. Pelan Pengurusan Komunikasi menggariskan peranan dan tanggungjawab pihak-pihak yang terlibat dalam proses komunikasi sepanjang pelaksanaan projek. Bagi membolehkan komunikasi yang efektif dan efisien dalam kalangan mereka terlibat dalam projek berkenaan, satu Pelan Pengurusan Komunikasi perlu disediakan (sila rujuk PPrISA06).
Maklumat pengurusan komunikasi dinyatakan secara ringkas dalam dokumen PPP (PPrISA02 perenggan 7). Walau bagaimanapun, tertakluk pada jenis, kekompleksan dan tempoh pelaksanaan projek, Pengurus Projek tidak perlu menyediakan pelan tersebut secara berasingan tetapi dijelaskan dengan terperinci dalam PPP.
Berikut ialah maklumat yang perlu diperoleh bagi Pengurus Projek menyediakan Pelan Pengurusan Komunikasi yang lengkap:
• Individu/pihak yang memerlukan maklumat;
• Maklumat yang perlu disampaikan (merangkumi format, kandungan dan tahap butiran yang diperlukan);
• Individu/pihak yang bertanggungjawab untuk menyediakan maklumat;
• Individu/pihak yang bertanggungjawab untuk menyampaikan maklumat;
• Individu/pihak yang menerima maklumat;
• Kaedah atau teknologi yang digunakan untuk menyampaikan maklumat (seperti emel, memo, dll);
• Kekerapan berkomunikasi (seperti apabila maklumat diperlukan); dan
• Kaedah untuk mengemas kini dan memurnikan pelan komunikasi sepanjang pelaksanaan projek.
4.4.3 Pelan Pengurusan Risiko
Pelan Pengurusan Risiko mendokumenkan risiko projek (perkara membawa impak negatif dijangka akan dihadapi) semasa pelaksanaan projek dan tatacara untuk menangani risiko berkenaan. Sekiranya risiko projek dan kaedah menanganinya tidak dikenal pasti dari awal, ianya akan menjadi isu dan akan menjejaskan kelancaran pelaksanaan projek.
Pengurus Projek perlu menyediakan Pelan Pengurusan Risiko dengan mengambil kira perkara-perkara yang berikut:
• Risiko yang dijangka akan dihadapi;
• Impak daripada risiko yang berlaku;
• Kaedah yang digunakan untuk menangani risiko (merangkumi pendekatan, alat dan sumber yang diperlukan);
• Peruntukan yang diperlukan untuk menangani risiko (anggaran kos sumber);
• Tempoh dan kekerapan risiko berlaku;
• Kategori risiko; dan
• Format pelaporan (penggunaan Log Penyelesaian Risiko).
Templat PPrISA07 boleh digunakan sebagai panduan bagi Pengurus Projek menyediakan Pelan Pengurusan Risiko, dan keterangan ringkas mengenainya dijelaskan dalam templat PPP (PPrISA02 perenggan 12.2). Seperti pelan-pelan lain di atas dan mengikut kesesuaian projek, pelan pengurusan risiko tidak perlu disediakan secara berasingan tetapi memadai diperincikan dalam PPP.
4.4.4 Pelan Pengurusan Isu
Dalam pelaksanaan sesuatu projek, akan timbul isu-isu yang perlu diselesaikan dengan segera. Isu-isu tersebut perlu dikenal pasti dan diuruskan dengan baik supaya pelaksanaan projek menepati skop, tempoh masa dan kos yang telah ditetapkan. Oleh itu, Pengurus Projek hendaklah menyediakan Pelan Pengurusan Isu seperti templat PPrISA08 dan ringkasan pengurusan isu merupakan sebahagian daripada dokumen PPP (PPrISA02 perenggan 12.3). Pelan Pengurusan Isu ini bertujuan untuk menjelaskan proses pengendalian isu serta peranan dan tanggungjawab pihak yang terlibat dalam mengendalikan isu-isu projek.
Seperti pelan-pelan lain di atas dan mengikut kesesuaian projek, pelan pengurusan risiko tidak perlu disediakan secara berasingan tetapi memadai diperincikan dalam PPP.
4.4.5 Prosedur Permohonan Pindaan (Change Request)
Semasa pelaksanaan projek, pengguna biasanya akan mencadangkan atau memohon beberapa pindaan terhadap sistem aplikasi/produk yang sedang dibangunkan. Ini berlaku kerana fungsi-fungsi yang dibangunkan dalam sistem aplikasi atau produk perlu ditambahbaik bagi membolehkan ia memenuhi kehendak pemilik projek atau pelanggan.
Permohonan pindaan seperti ini mungkin melibatkan penambahan pada skop asal, kos atau tempoh masa projek. Oleh itu, Pengurus Projek perlu menyediakan prosedur pengurusan pindaan. Tatacara ini merupakan satu proses formal yang menerangkan tatacara menangani sebarang permohonan pindaan. Tatacara pengurusan pindaan perlu dinyatakan dalam dokumen PPP (PPrISA02 perenggan 12.4). Rajah 4.13 ialah contoh prosedur berkenaan.
Rajah 4.13 Contoh Prosedur Permohonan Pindaan Projek
4.4.6 Pelan Pengurusan Perubahan
Pengurusan perubahan merupakan satu proses menerima pakai dan membudayakan perubahan cara kerja dalam persekitaran bisnes yang baru selaras dengan terlaksananya produk yang dihasilkan daripada pelaksanaan projek. Ia merupakan peralihan individu, pasukan dan organisasi daripada keadaan semasa kepada keadaan baru dan amat penting bagi menentukan kejayaan projek yang telah dilaksanakan.
Pengurus Projek perlu menyediakan Pelan Pengurusan Perubahan dengan mengambil kira perkara-perkara yang berikut:
• Peranan dan tanggungjawab Pasukan Pengurusan Perubahan;
• Pendekatan pelaksanaan yang akan digunakan untuk melaksanakan pengurusan perubahan projek; dan
• Anggaran peruntukan belanjawan untuk melaksanakan program-program pengurusan perubahan.
Pendekatan yang digunakan untuk melaksanakan pengurusan perubahan terdiri dari empat fasa, iaitu:
a) Fasa 1 - Perancangan
Dalam Fasa 1, analisis stakeholder (mereka yang berkepentingan dalam projek ICT berkenaan) dan persekitaran semasa projek. Objektif pelaksanaan fasa ini adalah untuk mendapatkan gambaran organisasi secara keseluruhan berdasarkan pelaksanaan pengkomputeran agensi dan menyenaraikan isu atau masalah spesifik kepada pelaksanaan projek ICT.
b) Fasa 2 - Penilaian
Objektif Fasa 2 adalah untuk mendapatkan persekitaran semasa, persekitaran sasaran, risiko dan penghalang mencapai sasaran serta mengenal pasti dan menetapkan kes bisnes (business case), jurang dan seterusnya merangka strategi perubahan (change strategy).
c) Fasa 3 – Pengenal pastian Strategi dan Program-program
Fasa 3 bertujuan untuk menyediakan strategi, program dan aktiviti yang akan dilaksanakan untuk memastikan kejayaan pelaksanaan projek ICT di agensi berdasarkan isu/masalah dan kumpulan sasaran.
d) Fasa 4 – Pelaksanaan dan Pemantauan
Fasa 4 bertujuan untuk menyediakan perincian pelaksanaan dan juga aspek pemantauan pelaksanaan pengurusan perubahan.
Sila rujuk templat (berserta keterangan) PPrISA09 - Pelan Pengurusan Perubahan.