4.2.2 Memuktamadkan Struktur Organisasi Projek
Struktur organisasi bagi projek ICT telah dirancang lebih awal sepertimana terdapat dalam DPP yang dinyatakan dalam perenggan 3.2.9 di atas. Struktur organisasi projek yang komprehensif dan efektif berupaya untuk memastikan:
Sokongan dan komitmen daripada pihak pengurusan agensi kepada projek berkenaan:
• Sokongan, komitmen dan kerjasama pemilik projek, pengguna dan SME (subject matter expert) terhadap projek;
• Menentukan hierarki kawalan antara pihak mentadbir projek dengan pelaksana projek; dan
• Semua pihak jelas dengan peranan masing-masing untuk menjayakan projek.
Untuk memastikan struktur organisasi projek yang efektif, perlu mempunyai sekurang-kurangnya tiga peringkat hirarki yang melibatkan dua jawatankuasa dan satu pasukan projek dengan masing-masing mempunyai tanggungjawab yang spesifik sepertimana contoh tanggungjawab dalam Rajah 4.4 di bawah.
Rajah 4.4: Tiga Peringkat Hierarki dalam Struktur Organisasi Projek
Pengurus Projek dikehendaki mencadangkan struktur organisasi projek yang paling sesuai untuk diwujudkan bersesuaian dengan jenis projek, bilangan sumber tenaga manusia di agensi dan kaedah pelaksanaan projek. Sekiranya tempoh projek adalah pendek dan/atau projek ICT berkenaan adalah tidak kompleks (contoh: perolehan infrastruktur ICT), maka fungsi Jawatankuasa Pemandu Projek boleh dilaksanakan oleh Jawatankuasa Pemandu ICT agensi, manakala fungsi Jawatankuasa Teknikal Projek pula dilaksanakan oleh Jawatankuasa Teknikal ICT agensi.
Berikut ialah beberapa contoh struktur organisasi projek yang dicadangkan mengikut jenis projek dan kesesuaian serta keperluan agensi.
a) Struktur organisasi bagi projek yang tidak kompleks – kes pelaksanaan secara dalaman
Nota:
Bagi projek bersaiz kecil atau mempunyai tempoh pelaksanaan pendek:
- Fungsi kedua-dua jawatankuasa projek dilaksanakan oleh Jawatankuasa Pemandu ICT dan Jawatankuasa Teknikal ICT peringkat agensi.
- Tidak perlu PMO kerana semua tugas dilaksanakan oleh Pengurus Projek.
b) Struktur organisasi bagi projek kompleks atau mempunyai tempoh pelaksanaan projek yang panjang – kes pelaksanaan secara dalaman
Nota:
- Ketua pemilik projek berperanan sebagai Pengarah Projek.
- Pengarah Projek berfungsi sebagai Pengurus Projek dan perlu menyelaras tiga pasukan utama projek:
- Pasukan ICT – membangunkan aplikasi
- Pasukan SME – keperluan bisnes dan proses agensi
- Pasukan Pengurusan Perubahan – gabungan pegawai teknikal dan bukan teknikal bertujuan untuk pelaksanaan serahan projek
- Kadang kala terdapat Pengurus Projek antara Pengarah Projek dengan pasukan-pasukan utama projek, oleh itu Pengurus Projek bertanggungjawab menguruskan projek secara sepenuh masa.
c) Struktur organisasi bagi pelaksanaan projek secara outsourcing, dilaksanakan secara usaha sama agensi dengan kontraktor
Nota:
- Pengarah Projek ialah personel daripada agensi Kerajaan.
- Pengurus Projek ialah personel daripada pihak kontraktor (syarikat).
- Ahli Pasukan PMO ialah gabungan personel daripada agensi kerajaan dan kontraktor.
- Pihak kontraktor mengetuai semua pasukan, kecuali Pasukan SME dan Pengguna.
d) Struktur organisasi bagi kaedah pelaksanaan projek secara outsourcing dilaksanakan melalui dua kumpuan berasingan
Nota:
- Pengarah Projek adalah personel agensi Kerajaan.
- Terdapat dua pasukan projek: agensi Kerajaan dan kontraktor, setiap satu diketuai oleh seorang Pengurus Projek.
- Ahli pasukan PMO adalah gabungan personel dari agensi Kerajaan dan pihak kontraktor