4.2.1 Mewujudkan Pejabat Pengurusan Projek
Tujuan pejabat pengurusan projek atau project management office (PMO) adalah untuk membantu Pengurus Projek dalam urusan mentadbir projek secara harian. Berikut adalah fungsi PMO dalam pembangunan projek ICT:
a) Melaksanakan urusan pentadbiran projek seperti mengemaskini dan menyimpan semua dokumen projek (fizikal dan softcopy), mengendalikan mesyuarat berkaitan dengan projek, memantau pergerakan ahli pasukan projek, dan sebagainya;
b) Menjadi urus setia bagi mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Projek, Jawatankuasa Teknikal Projek dan mesyuarat Pasukan Projek;
c) Merekodkan semua keputusan berkaitan dengan projek dan menyalurkan keputusan tersebut kepada semua yang berkenaan;
d) Mengurus dan melaksanakan urusan perolehan berkaitan dengan projek;
e) Memastikan pasukan projek mematuhi standard dan amalan terbaik yang dipersetujui bersama oleh semua pihak, yang terkandung dalam Pelan Pengurusan Kualiti; dan
f) Membantu Pengurus Projek dalam melaksanakan tugas pengurusan projek ICT.
Keperluan mewujudkan PMO bagi sesuatu projek ICT adalah bergantung pada kesesuaian projek berkenaan dan kemampuan agensi untuk menyediakan sumber manusia bagi melaksanakan fungsi PMO tersebut.
Bagi projek berskala kecil dan tidak kompleks atau tempoh projek terlalu pendek, agensi tidak perlu mewujudkan PMO, kerana tugas ini boleh dilaksanakan oleh Pengurus Projek bersendirian atau fungsi PMO tersebut boleh diagihkan kepada ketua pasukan/ahli pasukan projek.
Bagi projek yang lebih kompleks dan pelaksanaannya adalah secara outsourcing, untuk mengoptimumkan sumber tenaga manusia, PMO yang diwujudkan ialah gabungan personel daripada agensi dan pihak kontraktor.