Sepanjang tempoh pelaksanaan projek, permohonan pindaan projek kerap berlaku. Antara sebabnya ialah keperluan yang dinyatakan pada peringkat awal projek kurang jelas atau terdapat keperluan baru daripada pemilik projek. Selain dari menguruskan permohonan pindaan projek, Pengurus Projek perlu menangani isu dan risiko yang dihadapi.
a) Pengurusan Permohonan Pindaan
Untuk tujuan pemantauan dan dokumentasi, semua permohonan pindaan perlu direkodkan. Prosedur permohonan pindaan telah dijelaskan dalam Fasa Perancangan (sila rujuk Rajah 4.13 di perenggan 4.4.5).
Permohonan pindaan perlulah dimohon secara rasmi dengan menggunakan Borang Permohonan Pindaan seperti templat PPrISA10. Setiap permohonan pindaan perlu dikaji impak pindaan tersebut kepada projek dari segi skop, tempoh pelaksanaan, kos dan kualiti serahan.
Mengikut kelaziman, Pengurus Projek diberi kuasa untuk meluluskan pindaan sekiranya cadangan pindaan tersebut tidak memberi impak kepada skop, kos, jadual pelaksanaan dan kualiti serahan. Sebaliknya jika pindaan yang dipohon akan membawa impak tersebut kepada projek, maka keputusan untuk melaksanakan pindaan boleh dibuat oleh satu jawatankuasa khas dikenali sebagai Lembaga Kawalan Pindaan atau Change Control Board (CCB) mengikut kesesuaian projek dan agensi.
CCB hanya mengadakan mesyuarat apabila perlu menilai cadangan pindaan yang tidak dapat dipertimbangkan oleh Pengurus Projek. Keputusan sebarang permohonan pindaan perlulah dikemas kini oleh Pengurus Projek dengan bantuan PMO dalam Log Penyelesaian Pindaan sebagaimana templat di PPrISA11.
Struktur tadbir urus CCB yang dicadangkan adalah seperti contoh di bawah:
Berikut ialah keahlian bagi CCB yang dicadangkan:
Bagi projek secara outsourcing atau co-sourcing, kontraktor boleh dijemput menghadiri mesyuarat CCB jika ada keperluan.
Bidang tugas dan peranan CCB adalah seperti berikut:
Kategori dan status permohonan pindaan adalah seperti yang berikut:
b) Pengurusan Isu Projek
Projek menghadapi isu apabila berlaku sisihan (deviation) pada pelan asal projek atau baseline projek, terutama jika aktiviti semasa projek didapati mengalami kelewatan jika dibandingkan dengan baseline projek. Isu tersebut perlu direkodkan ke dalam daftar isu atau issue log. Selain itu, sesiapa sahaja boleh melaporkan sebarang isu yang timbul sepanjang tempoh pembangunan projek. Isu yang dilaporkan perlu didaftarkan secara rasmi melalui Borang Pelaporan Isu seperti templat PPrISA14. Pengurus Projek atau PMO bertanggungjawab untuk merekodkan status semua isu yang dihadapi dalam Log Penyelesaian Isu seperti templat PPrISA15.
Seterusnya tindakan segera hendaklah diambil untuk menangani sebarang isu yang direkodkan supaya tidak menjejaskan jadual pelaksanaan projek. Jika penyelesaian tidak dapat diselesaikan pada peringkat pasukan projek, isu berkenaan serta cadangan penyelesaian perlu dibawa kepada pengetahuan jawatankuasa-jawatankuasa mentadbir projek dengan kadar segera untuk mendapat keputusan tindakan penyelesaian yang muktamad. Sila rujuk Tatacara Menangani Pelaporan Isu dalam Pelan Pengurusan Isu.
c) Pengurusan Risiko Projek
Pengurus Projek perlu peka dengan sebarang risiko sepanjang tempoh pembangunan projek. Semua risiko yang dikenal pasti perlu ditangani dengan segera, jika tidak akan menjadi isu projek seterusnya yang menjejaskan pelaksanaan projek secara keseluruhan. Seperti isu, Pengurus Projek hendaklah memastikan setiap risiko yang timbul atau dilaporkan perlulah dilaporkan melalui Borang Pelaporan Risiko seperti dalam templat PPrISA12 dan status semasa risiko perlulah direkodkan ke dalam Log Penyelesaian Risiko atau Risk Log seperti templat PPrISA13. Pengurus Projek perlulah mengambil tindakan sewajarnya untuk menangani setiap risko berpandukan kepada Tatacara Menangani Pelaporan Risiko yang terdapat dalam Pelan Pengurusan Risiko.